Datenanalyse mit Excel: von der Rohliste zur Antwort

Kurz gesagt: Für die meisten Auswertungen brauchst du keine Statistiksoftware. Saubere Daten, eine PivotTable oder SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS, dazu FILTER, SORTIEREN und EINDEUTIG und am Ende ein passendes Diagramm beantworten die typischen Fragen aus Vertrieb, Einkauf oder Marketing.

Der Ablauf einer Datenanalyse in Excel

Wer Daten analysiert, springt gern direkt zum Diagramm. Die meiste Zeit kostet aber der Weg dorthin, und Fehler entstehen fast immer am Anfang. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

Schritt	Frage	Excel-Werkzeuge
1. Bereinigen	Sind die Daten vollständig und einheitlich?	GLÄTTEN, WECHSELN, Duplikate entfernen, Als Tabelle formatieren
2. Verdichten	Wie viel, wie oft, wie hoch im Schnitt?	PivotTable, SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS, MITTELWERTWENNS
3. Eingrenzen	Welche Einträge sind interessant?	FILTER, SORTIEREN, EINDEUTIG, Sortieren und Filtern
4. Zeigen	Wie sieht man das Ergebnis auf einen Blick?	Diagramme, bedingte Formatierung

Die Praxisaufgabe: Bestellungen eines Onlinehändlers

Du arbeitest in einem kleinen Handelsunternehmen, das online und in Filialen verkauft. Aus dem Shopsystem kommt eine Liste mit Bestellnummer, Region, Kanal, Stadt und Betrag. Die Geschäftsführung hat einfache Fragen: Wie hoch ist der durchschnittliche Bestellwert im Norden online? In welchen Städten wird überhaupt bestellt? Bevor du antworten kannst, müssen die Daten stimmen.

Schritt 1: Daten bereinigen

Importierte Daten sind selten sauber. Leerzeichen am Anfang oder Ende, uneinheitliche Groß- und Kleinschreibung und doppelte Zeilen sehen harmlos aus, verfälschen aber jede Auswertung. Für Excel sind „Nord“ und „Nord “ mit Leerzeichen zwei verschiedene Regionen, und SUMMEWENNS findet den zweiten Eintrag nicht. Die Übung zeigt das Bereinigen an Namen aus einem Formular, bei Regionen, Städten oder Artikelnamen funktioniert es genauso.

Aufgabe Die Namen kommen aus einem Online-Formular: mal klein, mal groß geschrieben, mit überflüssigen Leerzeichen. Schreib in B2 eine Formel, die den Namen sauber liefert, also ohne zusätzliche Leerzeichen und mit großen Anfangsbuchstaben (Jana Weber). Die Formel wird bis B7 ausgefüllt.

	A	B	C
1	Name (Import)	Name bereinigt	Abteilung
2	jana weber		Vertrieb
3	MURAT KAYA		Einkauf
4	lena hoffmann		Controlling
5	Tom Schulz		Vertrieb
6	sara KLEIN		Personal
7	ali demir		Logistik

Die bereinigte Spalte ersetzt du anschließend über Kopieren und „Werte einfügen“ durch feste Werte. Doppelte Zeilen entfernst du über Daten, Duplikate entfernen. Wie du sie vorher prüfst, zeigt die Lektion Duplikate finden und entfernen. Mehr zu GLÄTTEN und WECHSELN steht in Text bereinigen. Zum Schluss formatierst du die Liste als Tabelle, dann wachsen alle Formeln mit, wenn neue Bestellungen dazukommen.

Schritt 2: Verdichten mit PivotTable und Formeln

Für einen schnellen Überblick ist die PivotTable das beste Werkzeug: Region in die Zeilen, Betrag in die Werte, fertig. Sie zeigt Summe, Anzahl oder Mittelwert mit wenigen Klicks. Für feste Kennzahlen, die immer an derselben Stelle stehen sollen, sind Formeln besser. SUMMEWENNS summiert, ZÄHLENWENNS zählt, und MITTELWERTWENNS bildet den Durchschnitt, jeweils mit beliebig vielen Bedingungen.

Aufgabe Wie hoch ist der durchschnittliche Bestellwert in der Region aus G1 über den Kanal aus G2? Berechne ihn in G3 mit MITTELWERTWENNS und nimm die Kriterien aus den Zellen.

	A	B	C	D	E	F	G
1	Bestellung	Region	Kanal	Betrag €		Region	Nord
2	1001	Nord	Online	84		Kanal	Online
3	1002	Süd	Online	120		Ø Bestellwert €
4	1003	Nord	Filiale	46
5	1004	Nord	Online	132
6	1005	West	Online	95
7	1006	Nord	Online	57
8	1007	Süd	Filiale	210
9	1008	Nord	Filiale	73

Wichtig für die Interpretation: Ein Durchschnitt über wenige Werte schwankt stark. Schreib deshalb mit =ZÄHLENWENNS(B2:B9;G1;C2:C9;G2) daneben, auf wie vielen Bestellungen er beruht. Drei Bestellungen sind ein Hinweis, noch kein Trend.

Schritt 3: Eingrenzen mit dynamischen Arrays

Mit FILTER, SORTIEREN und EINDEUTIG schreibst du eine Formel, und das Ergebnis läuft über mehrere Zellen. Ändern sich die Daten, ändert sich die Liste mit. So entsteht etwa die Liste aller Städte als Grundlage für eine Auswertung je Stadt.

Aufgabe Für eine Auswertung je Stadt brauchst du zuerst die Liste der Städte: jede nur einmal und alphabetisch sortiert. Schreib in E2 eine Formel, die diese Liste aus B2:B9 erzeugt.

	A	B	C	D	E
1	Bestellung	Stadt	Betrag €		Städte
2	1001	Leipzig	84
3	1002	Bremen	120
4	1003	Leipzig	46
5	1004	Dresden	132
6	1005	Bremen	95
7	1006	Hamburg	57
8	1007	Dresden	210
9	1008	Leipzig	73

Diese Funktionen gibt es ab Excel 2021 und in Microsoft 365. In älteren Versionen nimmst du für dieselbe Liste Daten, Duplikate entfernen auf einer Kopie der Spalte oder die Zeilenbeschriftungen einer PivotTable. Mit =FILTER(A2:D9;D2:D9>=100) holst du alle Bestellungen ab 100 €, mit =SORTIEREN(…;4;-1) die größten zuerst.

Schritt 4: Ergebnisse zeigen

Ein gutes Diagramm beantwortet genau eine Frage. Säulen vergleichen Kategorien wie Regionen, Linien zeigen Entwicklungen über Monate, und ein Kreis lohnt sich nur bei wenigen Anteilen, die zusammen 100 % ergeben. Für Tabellen, die du weitergibst, hebt die bedingte Formatierung Ausreißer hervor, ohne dass jemand jede Zahl lesen muss.

Einfache Statistik in Excel

Für viele Fragen reichen wenige Kennzahlen. MITTELWERT liefert den Durchschnitt, MIN und MAX die Spannweite, ANZAHL die Zahl der Werte. Sind einzelne Werte sehr groß, verzerren sie den Durchschnitt. Dann hilft MEDIAN, der den mittleren Wert einer sortierten Liste liefert. Für Ranglisten gibt es KGRÖSSTE und RANG.

Wer mehr braucht, findet in Excel das Add-In „Analyse-Funktionen“. Du aktivierst es über Datei, Optionen, Add-Ins, Verwalten: Excel-Add-Ins, Gehe zu. Danach erscheint auf der Registerkarte Daten die Schaltfläche „Datenanalyse“ mit Werkzeugen wie Populationskenngrößen, Histogramm und Regression. Für den Einstieg kommst du aber mit Formeln und PivotTables weiter, weil sie sich bei neuen Daten selbst aktualisieren.

Typische Fehler bei der Datenanalyse

Zahlen, die als Text gespeichert sind

Steht ein Betrag linksbündig in der Zelle oder zeigt Excel ein grünes Dreieck, ist er Text. SUMME und PivotTable ignorieren ihn dann. Abhilfe schafft Daten, Text in Spalten, Fertig stellen, oder die Funktion WERT.

Leere Zeilen und Zwischensummen

Eine leere Zeile beendet für Excel die Liste, Zwischensummen werden doppelt gezählt. Die Rohdaten sollten eine durchgehende Liste ohne Summenzeilen sein.

Durchschnitt aus Durchschnitten

Den Durchschnitt von Regionen mit unterschiedlich vielen Bestellungen darfst du nicht einfach mitteln. Rechne immer aus den Einzelwerten, mit MITTELWERTWENNS oder einer PivotTable.

Häufige Fragen