Pivot-Tabelle in Excel erstellen und verstehen

Kurz gesagt: Klick in deine Liste, wähle Einfügen > PivotTable und zieh die Felder in die Bereiche. Was gruppiert werden soll, kommt in Zeilen oder Spalten, die Zahlen kommen in Werte. Excel rechnet Summen, Anzahlen oder Mittelwerte von selbst.

Probier es gleich aus

Die Liste enthält Aufträge mit Region, Produkt und Umsatz. Gesucht ist der Umsatz je Region. Wähl in der Feldliste neben der Tabelle aus, welches Feld wohin gehört.

Aufgabe Erstelle aus der Liste eine PivotTable, die den Umsatz je Region zeigt.

	A	B	C
1	Region	Produkt	Umsatz €
2	Nord	Papier	1200
3	Süd	Toner	800
4	Nord	Ordner	450
5	West	Papier	990
6	Süd	Ordner	300
7	West	Toner	1500
8	Nord	Papier	700
9	Süd	Toner	620

Wann hilft eine PivotTable?

Immer dann, wenn du eine Frage wie „wie viel je …“ an eine Liste stellst: Umsatz je Kunde, Anzahl Aufträge je Mitarbeiter, Durchschnittspreis je Kategorie. Mit SUMMEWENNS geht das auch, aber du müsstest jede Kategorie selbst eintippen und jede Formel einzeln bauen. Die PivotTable findet alle Kategorien selbst und lässt sich in Sekunden umbauen. Sie ändert die Originaldaten nie.

Daten vorbereiten

Die meisten Probleme mit PivotTables entstehen vorher, in der Liste. Achte auf drei Dinge:

• Eine Kopfzeile mit einem eindeutigen Namen über jeder Spalte. Leere oder doppelte Überschriften führen zu unbrauchbaren Feldnamen.
• Keine leeren Zeilen oder Spalten mitten in den Daten und keine Zwischensummen. Jede Zeile ist genau ein Datensatz.
• Als Tabelle formatieren mit Strg+T. Dann wächst der Bereich mit, wenn du unten neue Zeilen anfügst, und die PivotTable übersieht sie nicht.

So erstellst du eine PivotTable

1. Klick in eine beliebige Zelle der Liste.
2. Wähl Einfügen > PivotTable. Im Dialog „PivotTable aus Tabelle oder Bereich“ prüfst du den Bereich und wählst Neues Arbeitsblatt.
3. Rechts erscheint der Bereich PivotTable-Felder mit der Liste aller Spaltenüberschriften und vier Bereichen darunter.
4. Zieh die Felder in die Bereiche oder setz ein Häkchen. Textfelder landen dabei automatisch in Zeilen, Zahlenfelder in Werte.

Die vier Bereiche

Bereich	Bedeutung	Im Beispiel
Filter	Schränkt die ganze PivotTable auf bestimmte Einträge ein, etwa nur ein Jahr	leer
Spalten	Jeder Eintrag wird eine eigene Spalte nebeneinander	leer (in der zweiten Übung: Quartal)
Zeilen	Jeder Eintrag wird eine eigene Zeile untereinander	Region
Werte	Die Zahlen, die zusammengefasst werden	Summe von Umsatz €

Mit Zeilen und Spalten zusammen entsteht eine Kreuztabelle. Das übst du jetzt.

Noch eine Übung: Umsatz je Verkäufer und Quartal

Diesmal braucht die PivotTable zwei Gruppierungen: Verkäufer untereinander und Quartale nebeneinander.

Aufgabe Erstelle eine PivotTable, die den Umsatz je Verkäufer zeigt, aufgeteilt nach Quartal: Verkäufer untereinander, Quartale nebeneinander.

	A	B	C
1	Verkäufer	Quartal	Umsatz €
2	Lena	Q1	1200
3	Tom	Q1	850
4	Aylin	Q2	1400
5	Lena	Q2	900
6	Tom	Q2	1100
7	Aylin	Q1	760
8	Lena	Q1	430
9	Tom	Q2	690

Summe, Anzahl oder Mittelwert

Zahlenfelder rechnet Excel standardmäßig als Summe. Um das zu ändern, klickst du im Bereich Werte auf das Feld und wählst Wertfeldeinstellungen. Unter „Werte zusammenfassen nach“ stehen unter anderem Summe, Anzahl, Mittelwert, Maximum und Minimum. Über die Schaltfläche Zahlenformat im selben Dialog stellst du zum Beispiel Euro mit Tausenderpunkt ein. Anzahl zählt Einträge, funktioniert also auch mit Textfeldern wie Auftragsnummern.

Aktualisieren nach Änderungen

Eine PivotTable rechnet nicht automatisch neu, wenn sich die Daten ändern. Klick mit der rechten Maustaste in die PivotTable und wähl Aktualisieren, oder nutz PivotTable-Analyse > Aktualisieren (Alt+F5). Alle aktualisieren mit Strg+Alt+F5 erneuert alle PivotTables der Datei. Hast du die Liste nicht als Tabelle formatiert und unten Zeilen angefügt, musst du außerdem über PivotTable-Analyse > Datenquelle ändern den Bereich erweitern.

Datum nach Monaten gruppieren

Ziehst du ein Datumsfeld in die Zeilen, fasst Excel es oft schon automatisch zu Jahren, Quartalen und Monaten zusammen. Wenn nicht, klick mit der rechten Maustaste auf ein Datum in der PivotTable, wähl Gruppieren und markier Monate und Jahre. Ohne Jahre landen Januar 2025 und Januar 2026 in derselben Zeile. Gruppieren klappt nur, wenn die Spalte echte Datumswerte enthält und keine Texte.

Datenschnitt und PivotChart

Ein Datenschnitt ist ein Filter mit großen Schaltflächen, ideal für Berichte, die andere bedienen. Du fügst ihn über PivotTable-Analyse > Datenschnitt einfügen ein und wählst das Feld, etwa Region. Ein Klick auf „Nord“ filtert die PivotTable sofort. Ein PivotChart unter PivotTable-Analyse > PivotChart macht aus der PivotTable ein Diagramm, das jedem Filter und Datenschnitt folgt.

Typische Fehler

Anzahl statt Summe

Steht im Wertebereich „Anzahl von Umsatz“, obwohl du eine Summe willst, sind meist einige Zahlen als Text gespeichert oder die Spalte enthält leere Zellen. Wandle die Texte in Zahlen um (grünes Dreieck, „In eine Zahl umwandeln“) und stell in den Wertfeldeinstellungen auf Summe um.

Vergessen zu aktualisieren

Die Zahlen stimmen nicht mit der Liste überein, weil seit der letzten Änderung niemand Aktualisieren geklickt hat. Gewöhn dir Strg+Alt+F5 vor jedem Bericht an.

Quellbereich zu klein

Neue Zeilen fehlen in der Auswertung, weil die PivotTable noch auf den alten Bereich zeigt. Formatier die Liste als Tabelle mit Strg+T, dann passiert das nicht mehr.

Pivot-Tabellen auf Englisch

Deutsch	Englisch
Einfügen > PivotTable	Insert > PivotTable
Filter, Spalten, Zeilen, Werte	Filters, Columns, Rows, Values
Wertfeldeinstellungen	Value Field Settings
Summe, Anzahl, Mittelwert	Sum, Count, Average
Aktualisieren / Datenschnitt	Refresh / Slicer

In welchen Excel-Versionen gibt es PivotTables?

In allen aktuellen Versionen, auch in Excel 2016 und 2019, in Excel für Mac und in Excel für das Web. In älteren Versionen heißt die Registerkarte Analysieren statt PivotTable-Analyse, die Befehle sind dieselben.

Häufige Fragen