Excel Dropdown erstellen: Auswahllisten mit der Datenüberprüfung

Kurz gesagt: Zellen markieren, dann Daten > Datentools > Datenüberprüfung. Bei Zulassen wählst du Liste und trägst als Quelle den Bereich mit den erlaubten Werten ein, zum Beispiel =$F$2:$F$4. Fertig ist die Auswahlliste.

Probier es gleich aus

In der Tabelle stehen Rechnungen. Spalte C soll nur die drei Status-Werte aus F2:F4 annehmen. Stell die Datenüberprüfung im Feld unter der Tabelle ein und prüf sie. Danach kannst du das Dropdown direkt in den Zellen ausprobieren.

Aufgabe Lege für C2:C7 ein Dropdown an, das nur die Status-Werte aus F2:F4 erlaubt.

	A	B	C	D	E	F
1	Rechnung	Betrag €	Status			Status-Werte
2	R-2041	1250				Offen
3	R-2042	480				Bezahlt
4	R-2043	2300				Gemahnt
5	R-2044	760
6	R-2045	1490
7	R-2046	310

So erstellst du eine Dropdown-Liste

1. Schreib die erlaubten Werte untereinander in eine eigene Spalte, am besten auf ein eigenes Blatt, zum Beispiel „Listen“.
2. Markiere die Zellen, die das Dropdown bekommen sollen.
3. Wähl Daten > Datentools > Datenüberprüfung.
4. Im Register Einstellungen stellst du bei Zulassen die Option Liste ein.
5. Klick ins Feld Quelle und markiere die Werte mit der Maus. Excel schreibt dann etwa =Listen!$A$2:$A$6 hinein.
6. Lass den Haken bei Zellendropdown gesetzt und bestätige mit OK.

Die $-Zeichen sorgen dafür, dass alle markierten Zellen auf dieselbe Liste zeigen. Ohne sie würde sich die Quelle von Zeile zu Zeile verschieben.

Am besten: die Liste als Tabelle

Microsoft empfiehlt, die Listeneinträge in eine Excel-Tabelle zu stellen. Klick in die Liste und drück Strg+T. Markierst du danach die Werte der Tabellenspalte als Quelle, wächst das Dropdown automatisch mit, sobald du unten einen neuen Eintrag ergänzt. Bei einem normalen Bereich müsstest du die Quelle jedes Mal von Hand erweitern.

Eine eigene Liste hat noch einen Vorteil: Du änderst einen Wert an einer Stelle, und jedes Dropdown in der Mappe zeigt sofort den neuen Eintrag. Bereits ausgewählte Werte in den Zellen ändert Excel dabei aber nicht.

Feste Einträge ohne Hilfsliste

Für kurze Listen wie Ja und Nein brauchst du keine Hilfsspalte. Tipp die Einträge direkt ins Feld Quelle, ohne Gleichheitszeichen: Ja;Nein. In deutschem Excel trennst du sie mit Semikolon, also mit demselben Zeichen wie die Argumente einer Formel. Die Reihenfolge im Feld ist die Reihenfolge im Dropdown.

Aufgabe Lege für C2:C7 ein Dropdown mit den festen Einträgen Hoch, Mittel, Niedrig an, in dieser Reihenfolge. Eine Hilfsliste gibt es nicht.

	A	B	C
1	Aufgabe	Verantwortlich	Priorität
2	Angebot Firma Krause	Jana Weber
3	Reisekosten prüfen	Tom Schulz
4	Messestand buchen	Sara Klein
5	Monatsbericht Oktober	Jana Weber
6	Druckerpatronen bestellen	Ali Demir
7	Kundentermin vorbereiten	Tom Schulz

Zahlen, Datum und Textlänge begrenzen

Die Datenüberprüfung kann mehr als Listen. Bei Zulassen gibt es weitere Arten, und unter Daten wählst du die Bedingung, etwa zwischen, größer als oder kleiner oder gleich.

Zulassen	Wofür	Beispiel
Ganze Zahl	Mengen, Stückzahlen, Tage	Menge zwischen 5 und 200
Dezimal	Beträge, Gewichte, Prozentwerte	Rabatt zwischen 0 und 0,2
Datum	Termine in einem Zeitraum	Lieferdatum im März 2027
Zeit	Uhrzeiten	Arbeitsbeginn ab 6:00
Textlänge	Kürzel, Codes, Kommentare	Kürzel mit genau 3 Zeichen
Benutzerdefiniert	eigene Formel, die WAHR ergeben muss	=ZÄHLENWENN($A:$A;A2)=1 gegen Doppelte

„Zwischen“ schließt beide Grenzen ein. Prozentwerte trägst du als Dezimalzahl ein, 20 % entspricht 0,2.

Aufgabe In C2:C7 wird die Bestellmenge eingetragen. Erlaubt sind nur ganze Zahlen von 5 bis 200. Lege die passende Datenüberprüfung an.

	A	B	C
1	Artikelnr.	Artikel	Menge
2	A-117	Druckerpapier
3	A-104	Ordner
4	A-131	Textmarker
5	A-109	Haftnotizen
6	A-122	Kugelschreiber
7	A-140	Briefumschläge

Eingabemeldung und Fehlermeldung

Im selben Dialog gibt es zwei weitere Register. Unter Eingabemeldung legst du einen kurzen Hinweis fest, der erscheint, sobald jemand die Zelle auswählt, zum Beispiel „Menge von 5 bis 200“. Unter Fehlermeldung bestimmst du, was bei einer falschen Eingabe passiert. Es gibt drei Typen: Stopp lässt den falschen Wert nicht zu. Warnung und Information zeigen nur einen Hinweis, der Wert lässt sich trotzdem eintragen. Einen eigenen Titel und Text für die Meldung kannst du ebenfalls eingeben.

Dropdown bearbeiten oder entfernen

Zum Bearbeiten markierst du eine Zelle mit dem Dropdown und öffnest wieder Daten > Datenüberprüfung. Dort änderst du Quelle oder Grenzen. Zum Entfernen markierst du die Zellen und klickst im selben Dialog auf Alle löschen, dann OK. Die Werte in den Zellen bleiben stehen, nur die Regel ist weg.

Du weißt nicht mehr, wo überall Regeln stecken? Start > Suchen und Auswählen > Datenüberprüfung markiert alle Zellen des Blatts, die eine haben.

Abhängige Dropdowns

Oft soll das zweite Dropdown vom ersten abhängen: Wähle ich in A2 die Kategorie „Papier“, zeigt B2 nur Papierartikel. Der übliche Weg: Du legst für jede Kategorie eine eigene Liste an und gibst jeder Liste einen Namen, der genau wie die Kategorie heißt (Namenfeld links neben der Bearbeitungsleiste). Das zweite Dropdown bekommt als Quelle =INDIREKT(A2). INDIREKT macht aus dem Text in A2 einen Bezug auf die gleichnamige Liste. Namen dürfen keine Leerzeichen enthalten, deshalb klappt das nur mit passenden Kategorienamen. In den Übungen hier ist INDIREKT nicht enthalten, die Technik lohnt sich aber in jeder Erfassungsmaske.

Typische Probleme mit Dropdowns

Leere Einträge im Dropdown

Wer als Quelle vorsorglich einen größeren Bereich wie =$F$2:$F$50 einträgt, sieht die leeren Zellen als leere Zeilen im Dropdown. Nimm genau die gefüllten Zellen oder, besser, eine Tabelle, die von selbst mitwächst.

Der Pfeil ist nicht zu sehen

Der Dropdown-Pfeil erscheint nur, wenn die Zelle ausgewählt ist. Fehlt er auch dann, ist im Dialog der Haken bei Zellendropdown nicht gesetzt.

Kopieren überschreibt die Regel

Fügst du eine normale Zelle per Strg+V über eine Zelle mit Dropdown ein, kommt alles aus der Quellzelle mit, auch ihre fehlende Regel. Das Dropdown ist danach weg. Außerdem prüft Excel die Datenüberprüfung nur beim Eintippen: Werte, die du kopierst oder ausfüllst, gehen ohne Meldung durch. Füge Daten deshalb über Inhalte einfügen > Werte ein, dann bleibt wenigstens die Regel erhalten.

Alte Werte passen nicht zur Regel

Eine neue Regel prüft keine Werte, die schon in den Zellen stehen. Über den kleinen Pfeil an Datenüberprüfung kannst du ungültige Daten einkreisen lassen und sie so finden.

Datenüberprüfung auf Englisch

Deutsch	Englisch
Daten > Datentools > Datenüberprüfung	Data > Data Tools > Data Validation
Zulassen: Liste, Ganze Zahl, Dezimal, Datum, Textlänge	Allow: List, Whole Number, Decimal, Date, Text Length
Quelle / Zellendropdown	Source / In-cell dropdown
Eingabemeldung / Fehlermeldung	Input Message / Error Alert
Alle löschen	Clear All
Ja;Nein	Yes,No
=INDIREKT(A2)	=INDIRECT(A2)

In welchen Excel-Versionen gibt es Dropdowns?

Die Datenüberprüfung mit Dropdown-Listen gibt es in allen aktuellen Versionen: Excel 2016, 2019, 2021, 2024 und Microsoft 365. Auf dem Mac findest du sie ebenfalls im Register Daten. Auch Excel für das Web kann Dropdown-Listen anlegen, dort unter Daten > Datentools > Datenüberprüfung.

Häufige Fragen