Excel-Tabelle drucken: auf eine Seite, mit Überschrift, als PDF
Am Bildschirm passt die Liste, auf Papier landet die letzte Spalte allein auf Seite 3 und ab Seite 2 fehlen die Überschriften. Mit wenigen Einstellungen im Dialog Seite einrichten bekommst du einen sauberen Ausdruck, und die PDF sieht genauso aus.
Kurz gesagt: Auf der Registerkarte Seitenlayout stellst du Ausrichtung auf Querformat, legst mit Druckbereich fest, was aufs Papier soll, und trägst über Drucktitel bei Wiederholungszeilen oben $1:$1 ein. Mit Anpassen auf 1 Seite(n) breit passen alle Spalten nebeneinander.
Probier es gleich aus
Unten siehst du den Anfang einer Auftragsliste mit acht Spalten. Stell den Dialog so ein, wie du es in Excel tun würdest, damit die ganze Liste lesbar auf A4 kommt.
Aufgabe Die Auftragsliste ist acht Spalten breit und in Wirklichkeit rund 300 Zeilen lang. Richte den Ausdruck auf A4 so ein: quer, alle Spalten nebeneinander auf einer Seitenbreite, nach unten so viele Seiten wie nötig, und die Überschriften aus Zeile 1 auf jeder Seite.
| A | B | C | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Auftrag | Region | Vertrieb | Artikel | Menge | Preis € | Umsatz € | Status |
| 2 | A-1041 | Nord | L. Kraus | Bürostuhl | 12 | 189 | 2268 | Geliefert |
| 3 | A-1042 | Süd | J. Weber | Schreibtisch | 4 | 649 | 2596 | Offen |
| 4 | A-1043 | West | A. Yilmaz | Ordner (Pack) | 30 | 24 | 720 | Geliefert |
| 5 | A-1044 | Ost | M. Schulz | Rollcontainer | 8 | 329 | 2632 | Offen |
| 6 | A-1045 | Nord | L. Kraus | Schreibtischlampe | 15 | 59 | 885 | Geliefert |
| 7 | A-1046 | Süd | J. Weber | Besprechungstisch | 2 | 1290 | 2580 | Offen |
Druckbereich festlegen
Oft soll nicht das ganze Blatt aufs Papier, sondern nur die Tabelle ohne Hilfsspalten und Notizen.
- Markiere die Zellen, die gedruckt werden sollen.
- Wähl Seitenlayout > Gruppe Seite einrichten > Druckbereich > Druckbereich festlegen.
Excel speichert den Druckbereich mit der Datei. Weitere Zellen nimmst du über Druckbereich > Zum Druckbereich hinzufügen dazu. Liegen zwei Druckbereiche nicht nebeneinander, druckt Excel jeden auf eine eigene Seite. Zum Aufheben klickst du irgendwo ins Blatt und wählst unter Druckbereich den Befehl zum Aufheben. Das entfernt alle Druckbereiche des Blatts auf einmal.
Die grauen Linien am Bildschirm sind nur eine Orientierungshilfe. Auf Papier erscheinen sie erst, wenn du im Dialog Seite einrichten im Register Blatt den Haken bei Gitternetzlinien setzt.
Aufgabe Für die Budgetrunde soll nur die Tabelle mit der Summenzeile aufs Papier, die internen Notizen in Spalte G nicht. Die Tabelle hat keine Rahmenlinien, ausgedruckt sollen die Zellen trotzdem durch Linien getrennt sein. Zeilennummern und Spaltenbuchstaben gehören nicht auf den Ausdruck.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Abteilung | Budget € | Ist € | Differenz € | Verantwortlich | Notizen (intern) | |
| 2 | Vertrieb | 48000 | 45200 | -2800 | S. Becker | Messe noch offen | |
| 3 | Marketing | 36000 | 38900 | 2900 | T. Wolf | Rechnung Q4 fehlt | |
| 4 | Personal | 22000 | 19800 | -2200 | N. Hoffmann | nicht weitergeben | |
| 5 | IT | 61000 | 60100 | -900 | K. Braun | ||
| 6 | Einkauf | 15000 | 16400 | 1400 | E. Lang | ||
| 7 | Verwaltung | 27000 | 26500 | -500 | R. Fischer | ||
| 8 | Summe | 209000 | 206900 | -2100 |
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Querformat und auf eine Seite drucken
Die Ausrichtung stellst du unter Seitenlayout > Seite einrichten > Ausrichtung ein: Hochformat oder Querformat. Sie gilt für das aktuelle Blatt, jedes Blatt hat seine eigene.
Damit keine Spalte auf eine Extraseite rutscht, wählst du auf der Registerkarte Seitenlayout bei Breite den Wert 1 Seite und lässt Höhe auf Automatisch. Dasselbe geht im Dialog Seite einrichten: Du öffnest ihn über das kleine Pfeilsymbol unten rechts in der Gruppe Seite einrichten, dann wählst du unter Skalierung die Option Anpassen und trägst die Seiten ein.
| Anpassen | Ergebnis | Gut für |
|---|---|---|
| 1 Seite(n) breit, hoch leer | alle Spalten nebeneinander, nach unten so viele Seiten wie nötig | lange Listen |
| 1 Seite(n) breit, 1 Seite(n) hoch | das ganze Blatt auf genau eine Seite | kurze Berichte, Formulare |
| keine Skalierung | normale Größe, Excel verteilt auf so viele Seiten wie nötig | breite Übersichten mit Drucktiteln |
„Auf eine Seite drucken“ klingt verlockend, aber Excel verkleinert dafür alles. Bei 300 Zeilen auf einem Blatt liest das niemand mehr. Excel streckt die Daten übrigens nie, um eine Seite zu füllen. Eine Skalierung nimmst du unter Datei > Drucken bei den Einstellungen mit Keine Skalierung wieder zurück.
Überschrift auf jeder Seite drucken
Ab Seite 2 weiß ohne Kopfzeile niemand mehr, welche Zahl in welcher Spalte steht. Dafür gibt es die Drucktitel:
- Wähl Seitenlayout > Gruppe Seite einrichten > Drucktitel.
- Im Register Blatt klickst du in Wiederholungszeilen oben und dann im Blatt auf die Zeilennummer 1. Excel schreibt
$1:$1hinein. - Bei zwei Kopfzeilen nimmst du
$1:$2. - Für breite Listen, die auf mehrere Seiten nebeneinander gehen, trägst du bei Wiederholungsspalten links zum Beispiel
$A:$Aein. Dann stehen die Namen auch auf der rechten Seite.
Aufgabe Die Überstunden-Übersicht ist 13 Spalten breit und für 60 Leute gedacht. Sie soll in normaler Größe gedruckt werden, also auf mehreren Seiten nebeneinander und untereinander, ohne Verkleinern. Auf jeder Seite sollen oben die Monate und links die Namen stehen.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Überstunden | Jan | Feb | Mär | Apr | Mai | Jun | Jul | Aug | Sep | Okt | Nov | Dez |
| 2 | Anna Schmidt | 4 | 6 | 3 | 5 | 2 | 0 | 1 | 3 | 7 | 5 | 4 | 8 |
| 3 | Paul Meier | 2 | 1 | 0 | 3 | 4 | 2 | 0 | 1 | 2 | 3 | 5 | 6 |
| 4 | Sara Demir | 8 | 7 | 9 | 6 | 5 | 4 | 2 | 3 | 6 | 7 | 9 | 10 |
| 5 | Felix Wagner | 0 | 2 | 1 | 1 | 3 | 2 | 0 | 0 | 2 | 1 | 4 | 3 |
| 6 | Mia Koch | 5 | 4 | 6 | 3 | 2 | 1 | 0 | 2 | 4 | 5 | 6 | 7 |
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Drucktitel wirken nur auf Papier und in der PDF. Damit die Kopfzeile am Bildschirm beim Scrollen stehen bleibt, brauchst du Fenster fixieren.
Seitenumbrüche setzen und verschieben
Wo eine Seite endet, siehst du unter Ansicht > Umbruchvorschau. Gestrichelte Linien sind automatische Umbrüche, durchgezogene hast du selbst gesetzt.
- Einfügen: Markiere die Zeile unter der gewünschten Trennung (oder die Spalte rechts davon) und wähl Seitenlayout > Umbrüche > Seitenumbruch einfügen.
- Verschieben: Zieh die Linie in der Umbruchvorschau an die neue Stelle. Ein verschobener automatischer Umbruch wird dabei zum manuellen.
- Entfernen: Zeile unter dem Umbruch markieren, dann Umbrüche > Seitenumbruch entfernen. Alle manuellen auf einmal entfernt Alle Seitenumbrüche zurücksetzen.
Zurück zur gewohnten Ansicht kommst du mit Ansicht > Normal.
Kopfzeile und Fußzeile
Wähl Einfügen > Kopf- & Fußzeile. Excel wechselt in die Seitenlayoutansicht. Klick in das linke, mittlere oder rechte Feld oben oder unten und tipp einen Text. In der Gruppe Kopf- & Fußzeilenelemente fügst du Seitenzahl, Dateiname oder Aktuelles Datum ein, die Excel beim Drucken selbst ausfüllt. Mit Ansicht > Normal geht es zurück.
Für mehrere Blätter auf einmal markierst du die Blätter und nimmst den Dialog Seite einrichten, Register Kopfzeile/Fußzeile, dort Benutzerdefinierte Kopfzeile.
Excel als PDF speichern
- Richte zuerst Druckbereich, Ausrichtung und Skalierung ein. Die PDF übernimmt diese Einstellungen.
- Wähl Datei > Kopie speichern (in älteren Versionen Speichern unter).
- Stell bei Dateityp den Eintrag PDF (*.pdf) ein.
- Über Optionen legst du unter Veröffentlichen fest, welcher Teil der Mappe in die PDF kommt. Mit Druckbereiche ignorieren nimmt Excel das ganze Blatt statt des Druckbereichs.
Standard ergibt eine PDF in Druckqualität, Mindestgröße eine kleinere Datei für den Mailversand.
Typische Fehler beim Drucken
Eine Spalte steht allein auf der letzten Seite
Die Liste ist ein paar Zentimeter zu breit. Querformat und Anpassen mit 1 Seite(n) breit lösen das.
Alles passt auf eine Seite, aber niemand kann es lesen
Bei langen Listen steht hoch auf 1. Lass das Feld leer, dann bekommt die Liste so viele Seiten nach unten wie nötig.
Der Seitenumbruch wird ignoriert
Ist Anpassen eingeschaltet, ignoriert Excel manuelle Seitenumbrüche. Stell die Skalierung um, wenn du die Umbrüche selbst setzen willst.
Die Felder für die Drucktitel sind grau
Sind mehrere Blätter markiert, lassen sich Wiederholungszeilen oben und Wiederholungsspalten links nicht ausfüllen. Heb die Gruppierung der Blätter auf. Grau ist Drucktitel außerdem, solange du eine Zelle bearbeitest oder ein Diagramm auf dem Blatt markiert ist.
Drucken auf Englisch
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| Seitenlayout > Seite einrichten | Page Layout > Page Setup |
| Druckbereich > Druckbereich festlegen | Print Area > Set Print Area |
| Ausrichtung: Hochformat / Querformat | Orientation: Portrait / Landscape |
| Anpassen: 1 Seite(n) breit | Fit to: 1 page(s) wide by |
| Drucktitel, Wiederholungszeilen oben | Print Titles, Rows to repeat at top |
| Wiederholungsspalten links | Columns to repeat at left |
| Gitternetzlinien | Gridlines |
| Umbruchvorschau, Seitenumbruch einfügen | Page Break Preview, Insert Page Break |
| Druckbereiche ignorieren | Ignore print areas |
In welchen Excel-Versionen geht das?
Druckbereich, Ausrichtung, Anpassen, Drucktitel und Seitenumbrüche gibt es in Excel 2016, 2019, 2021, 2024 und Microsoft 365. Auf dem Mac richtest du die Drucktitel genauso über Seitenlayout > Drucktitel ein, Seitenumbrüche ebenfalls über Seitenlayout > Umbrüche. Excel für das Web kann laut Microsoft derzeit keine Überschriften auf jeder Seite wiederholen, nicht auf eine Seite anpassen und keine Seitenumbrüche einfügen. Dafür öffnest du die Datei in der Desktop-App.
Häufige Fragen
Wie bekomme ich Seitenzahlen auf den Ausdruck?
Über Einfügen > Kopf- & Fußzeile: Klick in ein Feld der Fußzeile und wähl das Element Seitenzahl. Excel zählt beim Drucken selbst weiter.
Gilt die Seiteneinrichtung für alle Blätter?
Nein, jedes Blatt hat seine eigene. Markierst du vorher mehrere Blätter, stellst du Ausrichtung oder Kopfzeile für alle zugleich ein. Danach die Gruppierung wieder aufheben, sonst landet jede weitere Eingabe auf allen Blättern.
Wird eine fixierte Zeile mitgedruckt?
Fenster fixieren wirkt nur am Bildschirm. Damit die Überschrift auf jeder gedruckten Seite steht, trägst du sie als Drucktitel bei Wiederholungszeilen oben ein.
Welches Papierformat ist richtig?
In Deutschland A4. Das Papierformat stellst du im ersten Register des Dialogs Seite einrichten ein. Kommt eine Datei aus den USA, steht dort oft Letter, das ist etwas breiter und kürzer als A4. Prüf das vor dem Drucken.
Wie speichere ich nur einen Teil als PDF?
Leg einen Druckbereich fest und speichere dann als PDF. In den Optionen darf Druckbereiche ignorieren nicht angehakt sein.