Excel-Vorlagen kostenlos: fertige Tabellen und wie du sie selbst baust

Kurz gesagt: Alle Vorlagen sind kostenlos. Du brauchst nur ein kostenloses Konto, ohne Abo und ohne Zahlungsdaten. Jede Datei enthält Beispielzeilen und ein Blatt mit Anleitung, die Formeln funktionieren im deutschen und im englischen Excel.

Schöne Excel-Tabellen, die auch richtig rechnen

Gute Excel-Tabellen sehen nicht nur ordentlich aus, sie sind so gebaut, dass sie beim Weiterarbeiten nicht kaputtgehen. Alle Vorlagen auf dieser Seite folgen denselben Regeln:

• Eingaben und Formeln getrennt: Gelb hinterlegte Zellen tippst du aus, alles andere rechnet Excel.
• Eine Zeile pro Vorgang: Buchungen und Aufgaben stehen in einer Liste, Auswertungen auf einem eigenen Blatt.
• Dropdowns statt freiem Text: Kategorien, Konten und Status kommen aus einer Liste, damit jede Summe stimmt.
• Fixierte Kopfzeile, Summenzeile, passende Zahlenformate für Euro, Datum und Stunden.
• Formatierte Tabellen mit Filtern, wo Listen wachsen. Wie das funktioniert, zeigt die Lektion Excel-Tabelle erstellen.

Zu fünf Vorlagen gibt es eine eigene Anleitung mit Übungen. Dort baust du die wichtigsten Formeln selbst im Browser nach, die erste Übung jeder Anleitung ist frei.

Gantt-Diagramm für die Projektplanung

Aufgaben mit Start, Dauer in Arbeitstagen und Ende, dazu eine Zeitleiste über neun Wochen, in der bedingte Formatierung die Balken zeichnet. Folgeaufgaben starten automatisch nach ihrem Vorgänger, Feiertage fallen aus der Dauer heraus.

Anleitung: Gantt-Diagramm in Excel erstellen

Kassenbuch

Bareinnahmen und Barausgaben mit Belegnummer und Konto, laufender Bestand nach jeder Buchung, rote Warnung bei Minus und eine Monatsübersicht. Für Vereins-, Hand- und Klassenkassen; als offizielles Kassenbuch eines Unternehmens reicht eine Excel-Datei wegen der GoBD in der Regel nicht.

Anleitung: Kassenbuch in Excel

Haushaltsbuch

Alle Einnahmen und Ausgaben des Haushalts in einer Liste, Kategorien per Dropdown, eine Jahresübersicht nach Monaten mit Rest, Sparquote und Anteil am Einkommen, dazu ein Diagramm der Ausgaben.

Anleitung: Haushaltsbuch in Excel erstellen

Einnahmen und Ausgaben

Für Selbstständige, Vereine und Nebengewerbe: Belege mit Brutto und Steuersatz, Netto und Steuer per Formel, monatlicher Überschuss, Überschuss seit Jahresbeginn und Summen je Kategorie.

Anleitung: Einnahmen-Ausgaben-Tabelle

Arbeitszeiterfassung

Ein Monat pro Blatt: Beginn, Ende, Pause in Minuten, Arbeitszeit auch über Mitternacht, Soll mit freien Wochenenden, Differenz in Dezimalstunden und Summen über 24 Stunden mit dem Format [h]:mm.

Anleitung: Arbeitszeit in Excel berechnen

Projektplan mit Status

Aufgabenliste mit Verantwortlichen, Start und Ende, Arbeitstagen per NETTOARBEITSTAGE, Fortschritt als Datenbalken und einem Status, der sich selbst setzt: Erledigt, Verspätet, In Arbeit oder Offen, gemessen an einem Stichtag. Der Fortschritt des ganzen Projekts ist nach Dauer gewichtet.

Buchhaltungstabelle

Belege mit Brutto, USt-Satz, Netto und Umsatzsteuer, eine Übersicht Netto je Konto und Monat mit SUMMEWENNS und eine Kontrollsumme, die 0 zeigen muss. Gedacht für Überblick und Auswertung, nicht als Ersatz für eine Buchhaltung nach den GoBD.

Anleitung: Buchhaltung mit Excel

Vorlage anpassen, ohne sie kaputtzumachen

Neue Zeilen

Bei Listen, die als Tabelle formatiert sind, schreibst du direkt unter die letzte Zeile. Wo Formeln vorbereitet sind, markierst du die letzte Zeile und ziehst sie mit dem Ausfüllkästchen nach unten.

Neue Kategorien und Konten

Immer im Blatt Listen oder Konten eintragen. Dropdowns und Übersichten greifen von dort zu.

Eigene Vorlage speichern

Wenn du die Datei angepasst und die Beispielzeilen gelöscht hast, speicherst du sie über Datei > Speichern unter als Excel-Vorlage (*.xltx). Dann öffnet Excel jedes Mal eine neue, leere Kopie.

Häufige Fragen