Kassenbuch in Excel: Vorlage und Anleitung zum Selbstbauen

Kurz gesagt: Je Buchung eine Zeile mit Datum, Belegnummer, Text, Einnahme und Ausgabe. Der Bestand ist =E2+C3-D3, also Vorzeile plus Einnahme minus Ausgabe. SUMMEWENNS mit MONATSENDE liefert die Monatssummen. Wichtig vorab: Für Unternehmen ersetzt eine normale Excel-Datei kein GoBD-konformes Kassenbuch, dazu unten mehr.

Probier es gleich aus

Das Herz jedes Kassenbuchs ist der laufende Bestand. Er beginnt mit dem Anfangsbestand und ändert sich mit jeder Buchung.

Aufgabe Berechne in E3 den Kassenbestand nach dieser Buchung: Bestand der Zeile darüber plus Einnahme minus Ausgabe. Die Formel wird bis E8 ausgefüllt.

	A	B	C	D	E
1	Datum	Buchungstext	Einnahme €	Ausgabe €	Bestand €
2		Anfangsbestand			250
3	04.01.2027	Barverkauf	420
4	05.01.2027	Briefmarken		17
5	05.01.2027	Druckerpapier		24,9
6	07.01.2027	Barverkauf	385,5
7	08.01.2027	Einzahlung Bank		600
8	11.01.2027	Barverkauf	512

Was in ein Kassenbuch gehört

Jede Zeile ist ein Vorgang, bei dem Bargeld in die Kasse kommt oder sie verlässt. Dafür brauchst du diese Angaben:

• Datum des Vorgangs, als echtes Datum, damit Excel danach filtern und summieren kann.
• Belegnummer, fortlaufend wie K-001, K-002. Sie verbindet die Zeile mit dem Kassenbon oder der Quittung.
• Buchungstext, kurz und eindeutig, etwa „Briefmarken“ oder „Einzahlung auf das Bankkonto“.
• Konto oder Kategorie, etwa Erlöse, Porto, Bürobedarf, Geldtransit oder Privat.
• Einnahme und Ausgabe in zwei getrennten Spalten, beide immer als positive Zahl.
• Bestand nach der Buchung, berechnet.

Die Abgabenordnung verlangt in § 146 Abs. 1, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Trag Buchungen deshalb am selben Tag ein und nicht gesammelt am Monatsende.

Kassenbuch in Excel und die GoBD

Eine Excel-Datei lässt sich jederzeit ändern, ohne dass die Änderung sichtbar bleibt. Nach § 146 Abs. 4 der Abgabenordnung darf eine Buchung oder Aufzeichnung aber nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die GoBD, die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums für die Buchführung in elektronischer Form, übertragen das auf elektronische Aufzeichnungen.

Für ein Unternehmen, das ein Kassenbuch führen muss, reicht eine normale Excel-Tabelle deshalb in der Regel nicht als offizielles Kassenbuch. Üblich sind Kassenbuch-Software, die Einträge festschreibt und Änderungen protokolliert, oder ein gebundenes Kassenbuch auf Papier. Ob und in welcher Form du ein Kassenbuch führen musst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Diese Seite ist keine Steuerberatung.

Sehr gut geeignet ist die Excel-Variante für alles, wo es um Überblick geht: die Handkasse im Büro, die Vereins- oder Klassenkasse, die Kaffeekasse und natürlich zum Lernen. Die Formeln brauchst du außerdem überall dort, wo du Kassendaten aus einem Programm exportierst und auswertest.

So ist die Vorlage aufgebaut

Oben stehen die Eckdaten, darunter ab Zeile 7 die Buchungen als formatierte Tabelle mit Filtern. Gelb hinterlegte Zellen sind Eingaben.

Zelle oder Spalte	Inhalt	Formel
C2	Anfangsbestand	Eingabe, etwa 250,00 €
C3 und C4	Einnahmen und Ausgaben gesamt	=SUMME(Kassenbuch[Einnahme])
C5	Kassenbestand	=C2+C3-C4
A bis F ab Zeile 8	Datum, Beleg-Nr., Buchungstext, Konto, Einnahme, Ausgabe	Eingaben, Konto per Dropdown
G ab Zeile 8	Bestand	=WENN(UND(E8="";F8="");"";$C$2+SUMME(E$8:E8)-SUMME(F$8:F8))

Ein zweites Blatt fasst die Monate zusammen, ein drittes enthält die Liste der Konten, und ein Blatt Anleitung erklärt alles noch einmal.

Der laufende Bestand: zwei Wege

Der naheliegende Weg ist der aus der Übung oben: Bestand der Vorzeile plus Einnahme minus Ausgabe. Er ist leicht zu verstehen, hat aber eine Schwäche. Löschst du eine Zeile, zeigt die Zeile darunter auf eine Zelle, die es nicht mehr gibt, und ab da steht überall #BEZUG!.

Die Vorlage rechnet deshalb anders: Anfangsbestand plus alle Einnahmen bis zu dieser Zeile minus alle Ausgaben bis zu dieser Zeile. In SUMME(E$8:E8) ist der Anfang des Bereichs mit $ fest, das Ende wandert beim Ausfüllen mit. In Zeile 20 heißt es also SUMME(E$8:E20). Diese Formel übersteht gelöschte Zeilen und Sortieren. Das WENN davor lässt den Bestand in leeren Zeilen leer. Wie die Dollarzeichen wirken, zeigt die Lektion absolute Bezüge.

Monatssummen mit SUMMEWENNS

Für die Monatsübersicht addierst du alle Einnahmen, deren Datum im gewünschten Monat liegt. Das sind zwei Bedingungen auf dieselbe Spalte: ab dem Ersten und bis zum Letzten. SUMMEWENNS kann das, und MONATSENDE liefert den Monatsletzten.

Aufgabe Berechne in G2 die Einnahmen des Monats, der in G1 steht (der Erste des Monats). Die Formel soll auch für andere Monate stimmen, wenn jemand G1 ändert.

	A	B	C	D	E	F	G
1	Datum	Buchungstext	Einnahme €			Monat	01.02.2027
2	04.01.2027	Barverkauf	420			Einnahmen im Monat
3	07.01.2027	Barverkauf	385,5
4	31.01.2027	Barverkauf	260
5	01.02.2027	Barverkauf	298
6	07.02.2027	Barverkauf	410
7	15.02.2027	Barverkauf	355
8	26.02.2027	Barverkauf	512
9	01.03.2027	Barverkauf	330
10	04.03.2027	Barverkauf	275

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In der Vorlage steht im Blatt Monate in A5 der Erste des Monats, gebildet aus dem Jahr in B2 mit =DATUM($B$2;1;1), darunter =EDATUM(A5;1) für die folgenden Monate. Daneben greift SUMMEWENNS mit Spaltennamen auf die Tabelle zu: =SUMMEWENNS(Kassenbuch[Einnahme];Kassenbuch[Datum];">="&$A5;Kassenbuch[Datum];"<="&MONATSENDE($A5;0)). Weil die Bezüge auf die Tabelle zeigen, zählen neue Buchungen automatisch mit. Der Bestand am Monatsende ist Anfangsbestand plus alle Einnahmen bis zum Monatsletzten minus alle Ausgaben bis dahin.

Warnung, wenn die Kasse ins Minus rutscht

In einer echten Kasse kann nie weniger als nichts liegen. Ein negativer Bestand heißt fast immer, dass eine Einnahme fehlt, ein Betrag in der falschen Spalte steht oder ein Tippfehler drin ist. Eine Regel der bedingten Formatierung macht solche Zeilen sofort sichtbar.

Aufgabe Ein Kassenbestand kann nie negativ sein. Markiere mit bedingter Formatierung die ganzen Zeilen A2:C8, in denen der Bestand kleiner als 0 ist. Schreib die Formel so, wie sie für A2 gilt.

	A	B	C
1	Datum	Buchungstext	Bestand €
2	04.01.2027	Barverkauf	180
3	05.01.2027	Porto	95,5
4	06.01.2027	Bürobedarf	-14,5
5	07.01.2027	Barverkauf	40
6	08.01.2027	Reinigung	-3,2
7	11.01.2027	Barverkauf	120
8	12.01.2027	Getränke	60

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In der Vorlage färbt die Regel =UND(ISTZAHL(G8);G8<0) die Bestandszelle rot. ISTZAHL sorgt dafür, dass leere Zeilen nicht geprüft werden.

Konten per Dropdown

Damit die Auswertung stimmt, muss jedes Konto immer gleich geschrieben sein. Ein Dropdown in Spalte D mit der Quelle =Listen!$A$2:$A$20 sorgt dafür. Neue Konten trägst du im Blatt Listen ein, das Dropdown zeigt sie sofort. Zwei Konten verdienen eine Erklärung: Geldtransit nimmst du, wenn Bargeld zur Bank gebracht oder von dort geholt wird, Privat für Entnahmen und Einlagen der Inhaberin oder des Inhabers.

Kassenbuch-Vorlage kostenlos herunterladen

Die fertige Excel-Vorlage enthält Platz für 300 Buchungen, den laufenden Bestand, die rote Warnung, das Konten-Dropdown, die Monatsübersicht mit Bestand am Monatsende, zehn Beispielbuchungen und eine Anleitung mit dem Hinweis zur GoBD.

Wenn du nicht nur Bargeld, sondern alle Einnahmen und Ausgaben erfassen willst, passt die Vorlage Einnahmen und Ausgaben besser. Alle Vorlagen findest du unter Excel-Vorlagen.

Typische Fehler

Ausgaben mit Minuszeichen

Steht eine Ausgabe als -17 in der Ausgabenspalte, wird sie in der Formel zur Einnahme. Beträge in beiden Spalten immer positiv eintragen, die Spalte entscheidet über die Richtung.

Datum als Text

„5.1.“ oder „Jan 27“ ist für Excel oft Text. Dann fällt die Zeile aus jeder Monatssumme. Ein echtes Datum steht rechtsbündig in der Zelle.

Bestand stimmt nicht mit der Kasse

Zähl regelmäßig nach und vergleiche mit dem Bestand in C5. Eine Differenz klärst du sofort, solange du die Belege noch zuordnen kannst.

Die Formeln auf Englisch

Deutsch	Englisch
SUMMEWENNS	SUMIFS
MONATSENDE, EDATUM, DATUM	EOMONTH, EDATE, DATE
WENN, UND, ISTZAHL	IF, AND, ISNUMBER

In welchen Excel-Versionen funktioniert das?

SUMME, SUMMEWENNS, MONATSENDE, EDATUM, bedingte Formatierung, Dropdowns und formatierte Tabellen gibt es in allen aktuellen Excel-Versionen, auch in Excel für Mac und Excel im Web.

Häufige Fragen