Einnahmen und Ausgaben in Excel: Tabelle mit Monatsübersicht

Kurz gesagt: Je Beleg eine Zeile mit Datum, Art (Einnahme oder Ausgabe), Kategorie, Bruttobetrag und Steuersatz. Netto ist =RUNDEN(F5/(1+G5);2), der Überschuss eines Monats ist SUMMEWENNS über die Einnahmen minus SUMMEWENNS über die Ausgaben. Die fertige Vorlage gibt es unten kostenlos zum Download.

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Auf Rechnungen und Kassenbons steht der Bruttobetrag. Für den Überblick brauchst du oft auch den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Rechne ihn aus dem Brutto und dem Steuersatz des Belegs zurück.

Aufgabe Berechne in D2 den Nettobetrag aus Brutto und Steuersatz, gerundet auf 2 Nachkommastellen. Jeder Beleg hat seinen eigenen Satz in Spalte C. Die Formel wird bis D7 ausgefüllt.

	A	B	C	D
1	Beleg	Brutto €	Steuersatz	Netto €
2	Rechnung 2027-001	1190	0,19
3	Office-Abo	11,9	0,19
4	Bahnfahrt	89,9	0,19
5	Büromiete	450	0
6	Fachbuch	39,9	0,07
7	Anzeige online	119	0,19

Für wen die Tabelle gedacht ist

Eine Einnahmen-Ausgaben-Tabelle sammelt alle Zahlungen, egal ob bar, per Karte oder per Überweisung. Sie passt für Selbstständige und Freiberufler, kleine Vereine, Nebengewerbe und Vermietung, also überall dort, wo du den Überschuss im Blick behalten willst. Für den privaten Haushalt ohne Umsatzsteuer ist das Haushaltsbuch einfacher. Wenn nur Bargeld zählt, nimmst du das Kassenbuch.

Wichtig zur Einordnung: Die Tabelle gibt dir einen Überblick und eine Grundlage für Gespräche mit deiner Steuerberatung. Für die Steuererklärung, etwa die Anlage EÜR, und für Aufbewahrungspflichten gelten eigene Regeln. Kläre im Zweifel mit deiner Steuerberatung, was du zusätzlich brauchst.

So ist die Vorlage aufgebaut

Das Blatt Buchungen ist eine formatierte Tabelle mit Filtern, die Überschriften stehen in Zeile 4. Gelbe Zellen sind Eingaben, Netto und Steuer rechnet Excel.

Spalte	Inhalt	Eintrag oder Formel in Zeile 5
A	Datum	Datum des Belegs
B	Beleg-Nr.	fortlaufend, etwa B-001
C	Art	Dropdown: Einnahme oder Ausgabe
D	Kategorie	Dropdown, etwa Umsätze und Honorare, Miete, Fahrtkosten
E	Beschreibung	kurz, etwa Rechnung 2027-001
F	Brutto	Betrag laut Beleg
G	Steuersatz	Dropdown: 19 %, 7 % oder 0 %
H	Netto	=WENN(F5="";"";RUNDEN(F5/(1+G5);2))
I	Steuer	=WENN(F5="";"";F5-H5)

Die Art steht in einer eigenen Spalte statt in zwei Betragsspalten. Das macht Filtern und Auswerten einfacher: Ein Filter auf „Ausgabe“ zeigt alle Kosten, und jede Formel braucht nur eine Bedingung mehr. Die drei Dropdowns holen ihre Einträge aus dem Blatt Listen. So schreibst du Kategorien immer gleich, und neue Kategorien legst du an einer Stelle an. Wie das geht, erklärt die Lektion Dropdown-Liste.

Netto, Steuer und Brutto

Brutto ist Netto mal (1 plus Steuersatz). Rückwärts teilst du durch (1 plus Steuersatz): 119 € bei 19 % sind 119 / 1,19 = 100 € netto und 19 € Steuer. RUNDEN auf zwei Stellen sorgt dafür, dass keine Bruchteile von Cent entstehen und Netto plus Steuer wieder genau Brutto ergeben. Warum man nicht einfach 19 % vom Brutto abzieht, zeigt die Lektion Prozentrechnung: 19 % von 119 € wären 22,61 €, also zu viel.

Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, etwa als Kleinunternehmer, wählst du bei jedem Beleg 0 %. Dann ist Netto gleich Brutto und die Spalte Steuer bleibt 0.

Monatlicher Überschuss mit SUMMEWENNS

Die zentrale Zahl der Tabelle ist der Überschuss je Monat: alle Einnahmen des Monats minus alle Ausgaben. Dafür brauchst du SUMMEWENNS mit drei Bedingungen: die Art, das Datum ab dem Ersten und das Datum bis zum Monatsletzten.

Aufgabe Berechne in G2 den Überschuss des Monats in G1: alle Einnahmen dieses Monats minus alle Ausgaben dieses Monats.

	A	B	C	D	E	F	G
1	Datum	Art	Betrag €			Monat	01.01.2027
2	28.12.2026	Einnahme	800			Überschuss
3	05.01.2027	Einnahme	1190
4	08.01.2027	Ausgabe	11,9
5	12.01.2027	Ausgabe	89,9
6	15.01.2027	Ausgabe	450
7	20.01.2027	Einnahme	2380
8	26.01.2027	Ausgabe	29,75
9	09.02.2027	Einnahme	952
10	15.02.2027	Ausgabe	450

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In der Vorlage rechnet das Blatt Monate den Überschuss in zwei Schritten, das ist leichter zu lesen und zu prüfen. Spalte B sammelt die Einnahmen, Spalte C die Ausgaben, beide mit Spaltennamen der Tabelle:

=SUMMEWENNS(Buchungen[Brutto];Buchungen[Art];"Einnahme";Buchungen[Datum];">="&$A5;Buchungen[Datum];"<="&MONATSENDE($A5;0))

Spalte D ist dann einfach =B5-C5, und Spalte E summiert den Überschuss seit Jahresbeginn mit =SUMME(D$5:D5). Daneben stehen dieselben Summen netto. Die Monate in Spalte A entstehen aus dem Jahr in B2: =DATUM($B$2;1;1) und darunter =EDATUM(A5;1). Wechselst du das Jahr, rechnet die ganze Übersicht neu.

Ausgaben nach Kategorie

Unter der Monatsübersicht addiert die Vorlage die Bruttobeträge je Kategorie für das ganze Jahr. So siehst du, welche Kosten am meisten ausmachen. Ein Kreisdiagramm zeigt diese Anteile auf einen Blick.

Aufgabe Zeig in einem Diagramm, welchen Anteil jede Kategorie an den Ausgaben des Jahres hat.

	A	B	C
1	Kategorie	Ausgaben im Jahr €	Anzahl Belege
2	Miete	5400	12
3	Fahrtkosten	1850	9
4	Büro und Software	960	24
5	Telefon und Internet	720	12
6	Fortbildung	430	3
7	Sonstige Ausgaben	610	15

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Kreisdiagramme funktionieren gut bis etwa sechs, sieben Stücke. Bei mehr Kategorien ist ein Balkendiagramm lesbarer, sortiert nach Größe. Mehr dazu in der Lektion Diagramm erstellen.

Einnahmen-Ausgaben-Vorlage kostenlos herunterladen

Die fertige Vorlage enthält Platz für 300 Belege, Netto und Steuer per Formel, Dropdowns für Art, Kategorie und Steuersatz, die Monatsübersicht mit Überschuss seit Jahresbeginn, Summen je Kategorie, zehn Beispielbuchungen und ein Blatt mit Anleitung.

Brauchst du zusätzlich eine Auswertung nach Konten und Monaten mit Kontrollsumme, ist die Vorlage auf der Seite Buchhaltung mit Excel der nächste Schritt.

Typische Fehler

Steuersatz als 19 statt 19 %

Steht in der Zelle 19 statt 0,19, teilt die Formel durch 20. Wähl den Satz aus dem Dropdown oder tipp ihn mit Prozentzeichen ein.

Art falsch geschrieben

„Einnahmen“ mit n am Ende passt nicht zum Kriterium „Einnahme“ in SUMMEWENNS, und der Beleg fehlt in der Übersicht. Das Dropdown verhindert das.

Belege doppelt erfasst

Wer Kontoauszug und Rechnungen getrennt abarbeitet, trägt manches zweimal ein. Die Belegnummer hilft: Mit Start > Bedingte Formatierung > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Doppelte Werte siehst du Wiederholungen sofort.

Die Formeln auf Englisch

Deutsch	Englisch
SUMMEWENNS	SUMIFS
RUNDEN	ROUND
MONATSENDE, EDATUM, DATUM	EOMONTH, EDATE, DATE

In welchen Excel-Versionen funktioniert das?

Alle Funktionen dieser Seite, Dropdowns, formatierte Tabellen und Kreisdiagramme gibt es in allen aktuellen Excel-Versionen, auch in Excel für Mac und Excel im Web.

Häufige Fragen