Buchhaltung mit Excel: die Formeln, die du wirklich brauchst
Viele Selbstständige und kleine Firmen führen ihre Einnahmen und Ausgaben zusätzlich in einer Excel-Tabelle, und auch in Buchhaltungsabteilungen landen Exporte fast immer in Excel. Hier übst du an echten Belegen die vier Aufgaben, die dabei am häufigsten anfallen.
Kurz gesagt: Für eine Excel-Tabelle zur Buchhaltung reichen vier Werkzeuge. SUMMEWENNS verdichtet Ausgaben nach Konto und Monat, eine kleine Formel rechnet die Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag, Datumsrechnung zeigt offene Posten, und XVERWEIS gleicht zwei Listen ab.
Was Excel in der Buchhaltung leisten kann und was nicht
Excel ist stark, wenn du Zahlen auswerten, prüfen und übersichtlich darstellen willst: eine Einnahmen-Ausgaben-Übersicht für den eigenen Überblick, Auswertungen aus dem Export deiner Buchhaltungssoftware, eine Liste offener Rechnungen oder der Abgleich mit dem Kontoauszug.
Für die eigentliche Buchführung gelten in Deutschland die GoBD. Sie verlangen unter anderem, dass Aufzeichnungen vollständig, zeitgerecht und nachvollziehbar sind und nicht unbemerkt verändert werden können. Eine normale Excel-Datei stellt das von sich aus nicht sicher, weil jede Zelle überschrieben werden kann, ohne dass eine Änderung protokolliert wird. Das gilt auch für ein Kassenbuch. Ob und wie du Excel für deine Pflichtaufzeichnungen nutzen kannst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Diese Seite ist keine Steuerberatung, sondern zeigt die Excel-Technik.
Die Excel-Kenntnisse für die Buchhaltung
- SUMMEWENNS für Summen je Konto, Monat oder Kunde.
- Prozentrechnung für Umsatzsteuer, Skonto und Anteile.
- Absolute Bezüge, damit Steuersatz und Stichtag beim Ausfüllen fest bleiben.
- Datumsfunktionen für Fälligkeiten, Monate und Zahlungsziele.
- XVERWEIS oder SVERWEIS, um Rechnungen und Zahlungen abzugleichen.
- RUNDEN, damit Centbeträge in Summen aufgehen.
- Als Tabelle formatieren, damit neue Belege automatisch in alle Formeln einfließen.
Die Praxisaufgabe: das erste Quartal eines kleinen Büros
Du kümmerst dich um die Zahlen eines kleinen Planungsbüros. Die Ausgaben stehen in einer Liste mit Datum, Konto und Betrag, die Ausgangsrechnungen in einer zweiten Liste. Die Inhaberin möchte wissen, was im Februar für Bürobedarf ausgegeben wurde, wie viel Umsatzsteuer in den Belegen steckt und welche Kunden noch nicht bezahlt haben.
Schritt 1: Ausgaben je Konto und Monat
Die Einzelbuchungen sind zu kleinteilig. Gefragt ist die Summe eines Kontos in einem Zeitraum. Weil echte Buchungen ein Datum haben und keine Monatsnummer, grenzt du den Monat mit zwei Datumskriterien ein.
Aufgabe In A2:C9 stehen die Ausgaben des ersten Quartals. Berechne in G4 mit SUMMEWENNS, wie viel für das Konto aus G1 im Zeitraum von G2 bis G3 ausgegeben wurde. Nimm Konto und Datumsgrenzen aus den Zellen, damit die Auswertung für jeden Monat funktioniert.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Datum | Konto | Betrag € | Konto | Bürobedarf | ||
| 2 | 01.01.2026 | Miete | 950 | Von | 01.02.2026 | ||
| 3 | 09.01.2026 | Bürobedarf | 84,5 | Bis | 28.02.2026 | ||
| 4 | 01.02.2026 | Miete | 950 | Summe € | |||
| 5 | 05.02.2026 | Bürobedarf | 129,9 | ||||
| 6 | 13.02.2026 | Porto | 42 | ||||
| 7 | 24.02.2026 | Bürobedarf | 37,8 | ||||
| 8 | 01.03.2026 | Miete | 950 | ||||
| 9 | 04.03.2026 | Bürobedarf | 61,2 |
Leg dir für jeden Monat eine Zeile mit Anfangs- und Enddatum an, dann füllt dieselbe Formel eine ganze Übersicht nach Konten und Monaten. Das Monatsende musst du nicht abtippen: =MONATSENDE(G2;0) liefert den letzten Tag des Monats aus G2.
Schritt 2: Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag
Auf Kassenbons und vielen Rechnungen steht nur der Bruttobetrag. Für die Auswertung brauchst du Netto und Umsatzsteuer getrennt. Der häufigste Fehler ist, einfach 19 % vom Brutto zu rechnen.
Aufgabe Die Belege enthalten Bruttobeträge mit 19 % Umsatzsteuer, der Satz steht in F1. Berechne in C2, wie viel Umsatzsteuer im Bruttobetrag steckt. Die Formel wird bis C7 nach unten ausgefüllt und muss dabei immer auf F1 zeigen.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beleg | Brutto € | USt € | USt-Satz | 0,19 | |
| 2 | 1101 | 119 | ||||
| 3 | 1102 | 238 | ||||
| 4 | 1103 | 59,5 | ||||
| 5 | 1104 | 1190 | ||||
| 6 | 1105 | 357 | ||||
| 7 | 1106 | 47,6 |
Die Regel zum Merken: Netto = Brutto / 1,19, beim ermäßigten Satz Brutto / 1,07. Steht der Satz wie hier in einer eigenen Zelle oder sogar in einer Spalte je Beleg, rechnet die Tabelle beide Sätze richtig. Runde das Ergebnis mit =RUNDEN(B2-B2/(1+$F$1);2) auf Cent, wenn du die Werte weiterverwendest.
Schritt 3: Offene Posten mit Fälligkeit
Die Liste der offenen Rechnungen wird erst nützlich, wenn du siehst, wie lange eine Rechnung schon überfällig ist. Dafür ziehst du das Fälligkeitsdatum vom heutigen Datum ab.
Aufgabe Für die Liste der offenen Posten brauchst du, wie viele Tage jede Rechnung am Stichtag in F1 überfällig ist. Ist sie noch nicht fällig, soll 0 erscheinen statt einer negativen Zahl. Schreib die Formel in D2, sie wird bis D7 ausgefüllt.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Rechnung | Kunde | Fällig am | Tage überfällig | Stichtag | 19.03.2026 |
| 2 | 2401 | Becker GmbH | 18.02.2026 | |||
| 3 | 2402 | Nordlicht KG | 09.03.2026 | |||
| 4 | 2403 | Hansen AG | 24.03.2026 | |||
| 5 | 2404 | Weber Logistik | 27.02.2026 | |||
| 6 | 2405 | Schulz OHG | 31.03.2026 | |||
| 7 | 2406 | Becker GmbH | 15.03.2026 |
In deiner eigenen Datei schreibst du in den Stichtag =HEUTE(). Dann zeigt die Liste jeden Morgen den aktuellen Stand. Eine Regel der bedingten Formatierung wie =$D2>30 färbt alles, was länger als 30 Tage offen ist, und eine PivotTable fasst die offenen Beträge je Kunde zusammen.
Schritt 4: Abstimmung mit XVERWEIS
Am Monatsende prüfst du, welche Rechnungen auf dem Konto eingegangen sind. Dazu exportierst du die Umsätze der Bank und holst zu jeder Rechnungsnummer den gezahlten Betrag:
=XVERWEIS(A2;Bank!B2:B200;Bank!C2:C200;0)
Daneben zeigt =D2-E2 die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Zahlung. 0 heißt erledigt, der volle Betrag heißt nicht bezahlt, alles dazwischen ist ein Teilbetrag oder Skonto, das du dir ansehen solltest. XVERWEIS gibt es ab Excel 2021 und in Microsoft 365. Mit SVERWEIS lautet die Formel =SVERWEIS(A2;Bank!B2:C200;2;FALSCH), und das FALSCH am Ende ist Pflicht, sonst findet Excel eine falsche Rechnung. Wenn der Verwendungszweck mehr als die Rechnungsnummer enthält, musst du die Nummer vorher mit Textfunktionen herauslösen.
Typische Buchhaltungslisten in Excel
| Liste | Wofür | Excel-Werkzeuge |
|---|---|---|
| Einnahmen-Ausgaben-Übersicht | Überblick über Einnahmen und Ausgaben je Monat | SUMMEWENNS, PivotTable |
| Belegliste mit Umsatzsteuer | Netto, Steuer und Brutto je Beleg | Prozentformel, absolute Bezüge, RUNDEN |
| Offene Posten | Wer schuldet wie viel seit wann | Datumsrechnung, HEUTE, bedingte Formatierung |
| Bankabgleich | Rechnungen mit Zahlungseingängen vergleichen | XVERWEIS, SVERWEIS, WENNFEHLER |
| Kostenauswertung | Ausgaben je Konto im Jahresvergleich | SUMMEWENNS, Prozentrechnung, Diagramm |
Gewohnheiten für saubere Buchhaltungstabellen
Eine Zeile pro Beleg
Jeder Beleg bekommt genau eine Zeile mit Datum, Belegnummer, Konto und Betrag. Keine Zwischensummen in der Liste und keine leeren Zeilen. Summen rechnest du daneben oder auf einem eigenen Blatt.
Echte Daten statt Text
Ein Datum muss als Datum in der Zelle stehen, nicht als Text wie „Feb. 2026“. Nur dann funktionieren Vergleiche wie ">="&G2, und die Liste lässt sich nach Datum sortieren.
Kontrollsumme
Die Summe deiner Auswertung sollte der Summe aller Belege entsprechen. Eine Zelle, die beides voneinander abzieht und 0 zeigen muss, findet vergessene Konten sofort.
Konten aus einer festen Liste
Schreibt jemand einmal „Bürobedarf“ und einmal „Büro-Bedarf“, fehlt ein Teil in der Summe. Eine Dropdown-Liste mit den erlaubten Konten verhindert das.
Häufige Fragen
Kann ich meine Buchhaltung komplett mit Excel machen?
Für Auswertungen und den eigenen Überblick ja. Für die Buchführung nach den GoBD müssen Aufzeichnungen unter anderem gegen unbemerkte Änderungen geschützt sein, und das leistet eine normale Excel-Datei nicht von selbst. Ob deine Lösung ausreicht, besprichst du mit deiner Steuerberatung.
Wie rechne ich in Excel Netto aus Brutto?
Mit =B2/1,19 bei 19 % Umsatzsteuer oder =B2/1,07 beim ermäßigten Satz. Die enthaltene Steuer ist dann =B2-B2/1,19. Brutto mal 19 % ist falsch, weil sich der Satz auf den Nettobetrag bezieht.
Wie berechne ich, wie viele Tage eine Rechnung überfällig ist?
Mit =HEUTE()-C2, wenn in C2 das Fälligkeitsdatum steht. Damit noch nicht fällige Rechnungen 0 statt einer negativen Zahl zeigen, schreibst du =MAX(0;HEUTE()-C2).
Welche Excel-Kenntnisse braucht man in der Buchhaltung?
Sicher solltest du SUMMEWENNS, Prozentrechnung, absolute Bezüge, Datumsrechnung, XVERWEIS oder SVERWEIS und PivotTables beherrschen. Damit kommst du bei Auswertungen, Abstimmungen und Listen offener Posten gut zurecht.