Gantt-Diagramm in Excel erstellen: Projektplan mit Zeitleiste
Ein Gantt-Diagramm zeigt jede Aufgabe eines Projekts als Balken auf einer Zeitleiste. In Excel baust du es ohne Diagrammobjekt: mit Datumsformeln und einer Regel der bedingten Formatierung, die die Balken von selbst zeichnet.
Kurz gesagt: Je Aufgabe eine Zeile mit Start, Dauer und Ende. =ARBEITSTAG(C6;D6-1) rechnet das Ende in Arbeitstagen, über die Spalten läuft eine Datumsleiste, und die Regel =UND(G$5>=$C6;G$5<=$E6) färbt jede Zelle zwischen Start und Ende. Die fertige Vorlage gibt es unten kostenlos zum Herunterladen.
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Die einfachste Rechnung im Projektplan: Aus Start und Dauer wird das Enddatum. Ein Tag Dauer heißt, die Aufgabe beginnt und endet am selben Tag.
Aufgabe Berechne in D2 das Enddatum der Aufgabe aus Start und Dauer in Kalendertagen. Eine Aufgabe, die einen Tag dauert, endet am selben Tag. Die Formel wird bis D7 ausgefüllt.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Aufgabe | Start | Dauer (Tage) | Ende |
| 2 | Kickoff | 11.01.2027 | 1 | |
| 3 | Anforderungen | 12.01.2027 | 4 | |
| 4 | Konzept | 16.01.2027 | 7 | |
| 5 | Umsetzung | 25.01.2027 | 21 | |
| 6 | Test | 15.02.2027 | 5 | |
| 7 | Go-live | 22.02.2027 | 1 |
Was ein Gantt-Diagramm zeigt
Links stehen die Aufgaben untereinander, rechts läuft die Zeit von links nach rechts. Jede Aufgabe bekommt einen Balken von ihrem Start bis zu ihrem Ende. So siehst du auf einen Blick, was gerade läuft, was parallel passiert und wann das Projekt fertig wird. Für kleine und mittlere Projekte mit ein paar Dutzend Aufgaben reicht Excel dafür völlig, und jeder im Team kann die Datei öffnen.
Es gibt zwei Wege. Der übliche in Vorlagen ist ein Raster aus Datumsspalten, in dem die bedingte Formatierung die Balken färbt. Der zweite ist ein gestapeltes Balkendiagramm. Das Raster ist leichter zu pflegen, deshalb steht es im Mittelpunkt dieser Anleitung.
So ist die Vorlage aufgebaut
Die Tabelle beginnt in Zeile 5 mit den Überschriften, die Aufgaben stehen ab Zeile 6. In B2 trägst du den Projektstart ein.
| Spalte | Inhalt | Eintrag oder Formel in Zeile 6 |
|---|---|---|
| A | Aufgabe | Text, etwa Konzept erstellen |
| B | Verantwortlich | Name |
| C | Start | Datum, für Folgeaufgaben eine Formel (siehe Abhängigkeiten) |
| D | Arbeitstage | Dauer als Zahl, etwa 5 |
| E | Ende | =WENN(ODER(C6="";D6="");"";ARBEITSTAG(C6;D6-1;Feiertage)) |
| F | Status | Dropdown mit Offen, In Arbeit, Erledigt |
| G bis BQ | Zeitleiste | In G5 =$B$2-WOCHENTAG($B$2;2)+1, in H5 =G5+1 und so weiter |
Die Formel in G5 springt vom Projektstart auf den Montag derselben Woche, damit die Zeitleiste immer mit einer vollen Woche beginnt. Die Datumszellen bekommen das Zahlenformat T, dann steht dort nur die Tageszahl und die Spalten können schmal bleiben. Über jede Woche schreibt die Vorlage in Zeile 4 das Datum des Montags. Die Fenster sind bei G6 fixiert, so bleiben Aufgaben und Datumsleiste beim Scrollen sichtbar.
Dauer in Arbeitstagen: NETTOARBEITSTAGE und ARBEITSTAG
Im Projekt zählen Arbeitstage, nicht Kalendertage. Excel hat dafür zwei Funktionen, die genau umgekehrt arbeiten. NETTOARBEITSTAGE beantwortet die Frage „Wie viele Arbeitstage liegen zwischen Start und Ende?“. ARBEITSTAG beantwortet „An welchem Datum endet eine Aufgabe, die so viele Arbeitstage dauert?“. Beide lassen Samstag und Sonntag aus und nehmen als drittes Argument eine Liste mit Feiertagen.
Aufgabe Berechne in D2 die Dauer der Aufgabe in Arbeitstagen. Wochenenden und die Feiertage in G2:G3 zählen nicht mit. Die Formel wird bis D7 ausgefüllt.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Aufgabe | Start | Ende | Arbeitstage | Feiertage | ||
| 2 | Analyse | 01.03.2027 | 05.03.2027 | 26.03.2027 | |||
| 3 | Entwurf | 08.03.2027 | 19.03.2027 | 29.03.2027 | |||
| 4 | Umsetzung Teil 1 | 22.03.2027 | 02.04.2027 | ||||
| 5 | Umsetzung Teil 2 | 29.03.2027 | 06.04.2027 | ||||
| 6 | Test | 07.04.2027 | 16.04.2027 | ||||
| 7 | Einführung | 19.04.2027 | 30.04.2027 |
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In der Vorlage steht die Dauer fest und das Ende wird gerechnet: =ARBEITSTAG(C6;D6-1;Feiertage). Das minus 1 ist nötig, weil der Starttag schon der erste Arbeitstag ist. Eine Aufgabe mit 5 Arbeitstagen, die am Montag beginnt, endet so am Freitag und nicht am folgenden Montag. Feiertage ist ein Name für die Liste im Blatt Listen, Spalte C. So pflegst du die freien Tage an einer Stelle. Mehr zu beiden Funktionen findest du in der Lektion DATEDIF und Arbeitstage.
Die Balken: bedingte Formatierung statt Diagramm
Eine Zelle im Raster gehört zum Balken, wenn ihr Datum in der Kopfzeile mindestens der Start und höchstens das Ende der Aufgabe ist. Genau das prüft eine Regel der bedingten Formatierung mit Formel.
Aufgabe Zeichne die Gantt-Balken: Markiere mit bedingter Formatierung im Bereich D2:M6 jede Zelle, deren Datum in Zeile 1 zwischen Start und Ende der Aufgabe liegt (beide eingeschlossen). Schreib die Formel so, wie sie für D2 gilt.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Aufgabe | Start | Ende | 11.01.2027 | 12.01.2027 | 13.01.2027 | 14.01.2027 | 15.01.2027 | 16.01.2027 | 17.01.2027 | 18.01.2027 | 19.01.2027 | 20.01.2027 |
| 2 | Kickoff | 11.01.2027 | 11.01.2027 | ||||||||||
| 3 | Anforderungen | 12.01.2027 | 15.01.2027 | ||||||||||
| 4 | Konzept | 14.01.2027 | 18.01.2027 | ||||||||||
| 5 | Abstimmung | 17.01.2027 | 20.01.2027 | ||||||||||
| 6 | Umsetzung | 19.01.2027 | 24.01.2027 |
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So legst du die Regel in Excel an:
- Markiere das ganze Raster, in der Vorlage G6:BQ35. Die aktive Zelle ist G6.
- Wähle Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel > Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
- Tipp
=UND(ISTZAHL($E6);G$5>=$C6;G$5<=$E6)ein, wähl unter Formatieren eine Füllfarbe und bestätige.
Entscheidend sind die gemischten Bezüge. G$5 hält die Zeile fest, also liest jede Spalte ihr Datum aus der Kopfzeile. $C6 und $E6 halten die Spalte fest, also vergleicht jede Zeile mit Start und Ende ihrer eigenen Aufgabe. Wenn dir das noch fremd ist, hilft die Lektion zu absoluten und relativen Bezügen. ISTZAHL sorgt dafür, dass leere Zeilen keinen Balken bekommen: Ohne Ende wäre der Vergleich mit einer leeren Zelle sonst für jedes Datum wahr.
Weitere Regeln machen das Diagramm lesbarer. Die Vorlage nutzt vier, in dieser Reihenfolge:
| Regel | Formel | Format |
|---|---|---|
| Erledigte Aufgabe | =UND(ISTZAHL($E6);G$5>=$C6;G$5<=$E6;$F6="Erledigt") | grün |
| Balken | =UND(ISTZAHL($E6);G$5>=$C6;G$5<=$E6) | blau |
| Heute | =G$5=HEUTE() | orange |
| Wochenende | =WOCHENTAG(G$5;2)>5 | hellgrau |
Bei den ersten drei ist „Anhalten, wenn wahr“ gesetzt. Dann gewinnt die erste passende Regel, und ein erledigter Balken bleibt grün, auch wenn er auf ein Wochenende fällt.
Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten
Oft kann eine Aufgabe erst beginnen, wenn die vorige fertig ist. Dann trägst du den Start nicht von Hand ein, sondern rechnest ihn: =ARBEITSTAG(E6;1;Feiertage) ist der nächste Arbeitstag nach dem Ende der Aufgabe in Zeile 6. Verschiebt sich eine Aufgabe, rutschen alle abhängigen Aufgaben samt Balken automatisch mit. In der Vorlage sind die Beispielaufgaben so verkettet. Für eine Aufgabe mit festem Termin tippst du einfach ein Datum über die Formel.
Bei mehreren Vorgängern nimmst du das späteste Ende: =ARBEITSTAG(MAX(E7;E9);1;Feiertage). Für lange Ketten mit vielen Abhängigkeiten stößt Excel an Grenzen, dafür sind Projektprogramme gebaut.
Alternative: gestapeltes Balkendiagramm
Wer lieber ein echtes Diagramm möchte, nimmt ein gestapeltes Balkendiagramm mit zwei Datenreihen: Start und Dauer in Kalendertagen. Die erste Reihe bekommt keine Füllung, dann sieht man nur die Dauer als Balken. Die Achse mit den Aufgaben stellst du auf „Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“, damit die erste Aufgabe oben steht. Das sieht gut aus, ist aber mühsamer zu pflegen, weil du bei neuen Aufgaben den Datenbereich des Diagramms anpassen musst. Das Raster wächst dagegen einfach mit.
Gantt-Vorlage kostenlos herunterladen
Die fertige Vorlage enthält alles von dieser Seite: Platz für 30 Aufgaben, Ende mit ARBEITSTAG, verkettete Beispielaufgaben, neun Wochen Zeitleiste mit den vier Regeln, Feiertagsliste, Status-Dropdown, Anteil erledigter Aufgaben und ein Blatt mit Anleitung.
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Die fertige Excel-Datei gantt-diagramm-vorlage.xlsx mit Beispielzeilen und Anleitung gibt es kostenlos. Du brauchst dafür nur ein kostenloses Konto, ohne Abo und ohne Zahlungsdaten.
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Weitere Vorlagen zum Selberbauen und Herunterladen findest du unter Excel-Vorlagen.
Typische Fehler
Alle Zeilen sind komplett gefärbt
Die Regel vergleicht mit leeren Zellen. Ein leeres Ende zählt in Vergleichen wie Text und ist damit „größer“ als jedes Datum. ISTZAHL($E6) in der Regel verhindert das.
Die Balken sind verschoben
Die Formel passt nicht zur aktiven Zelle der Markierung. Sie muss so geschrieben sein, wie sie für die linke obere Zelle des Bereichs gilt.
Das Ende liegt einen Tag zu spät
Das minus 1 fehlt. ARBEITSTAG(Start;5) liefert den fünften Arbeitstag nach dem Start, nicht den fünften einschließlich Start.
Gantt-Formeln auf Englisch
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| ARBEITSTAG | WORKDAY |
| NETTOARBEITSTAGE | NETWORKDAYS |
| WOCHENTAG, HEUTE, ISTZAHL | WEEKDAY, TODAY, ISNUMBER |
=UND(G$5>=$C6;G$5<=$E6) | =AND(G$5>=$C6,G$5<=$E6) |
Die Vorlage funktioniert in beiden Sprachen: Excel speichert Funktionen sprachneutral und zeigt sie in deiner Sprache an.
In welchen Excel-Versionen funktioniert das?
ARBEITSTAG, NETTOARBEITSTAGE, WOCHENTAG und bedingte Formatierung mit Formeln gibt es in allen aktuellen Excel-Versionen, auch in Excel für Mac und Excel im Web. Wenn bei euch andere Tage frei sind als Samstag und Sonntag, helfen ARBEITSTAG.INTL und NETTOARBEITSTAGE.INTL, die es seit Excel 2010 gibt.
Häufige Fragen
Hat Excel eine eingebaute Gantt-Funktion?
Nein, einen eigenen Diagrammtyp Gantt gibt es nicht. Du baust es mit bedingter Formatierung oder einem gestapelten Balkendiagramm, so wie auf dieser Seite beschrieben.
Wie zeige ich mehr als neun Wochen?
Füll die Zeilen 4 und 5 nach rechts weiter aus und erweitere den Bereich der Regeln unter Start > Bedingte Formatierung > Regeln verwalten. Für ein Gantt-Diagramm nach Wochen oder Monaten nimmst du je Spalte eine Woche (=G5+7) und passt die Regel auf den Zeitraum der Woche an.
Wie trage ich Feiertage ein?
In der Vorlage im Blatt Listen in Spalte C, ein Datum pro Zeile. ARBEITSTAG überspringt sie dann. Regionale Feiertage und Betriebsferien gehören mit in die Liste.
Was ist der Unterschied zum Projektplan ohne Balken?
Eine reine Aufgabenliste mit Status und Fortschritt ist einfacher und reicht, wenn die Zeitleiste nicht wichtig ist. Das Gantt-Diagramm zeigt zusätzlich, wann was passiert und was sich überschneidet.
Ist die Gantt-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Du brauchst ein kostenloses Konto, dann kannst du die .xlsx-Datei herunterladen und frei für deine Projekte nutzen.