Power Query in Excel: der Einstieg
Power Query holt Daten in Excel und bereitet sie auf, bevor sie im Tabellenblatt landen: filtern, bereinigen, verknüpfen. Jeder Schritt wird gespeichert, deshalb reicht beim nächsten Export ein Klick auf Aktualisieren.
Kurz gesagt: Klick in deine Tabelle, dann Daten > Aus Tabelle/Bereich. Der Power Query-Editor öffnet sich. Jeder Befehl, den du dort wählst, erscheint rechts unter Angewendete Schritte. Mit Start > Schließen & Laden kommt das Ergebnis als neue Tabelle zurück nach Excel.
Probier es gleich aus
Unten siehst du einen nachgebauten Power Query-Editor. Oben steht die Ausgangstabelle im Tabellenblatt, darunter die Vorschau der Abfrage, rechts die angewendeten Schritte und ganz unten das Ziel. Markiere eine Spalte, indem du auf ihre Überschrift in der Vorschau klickst, und wähl dann einen Befehl.
Aufgabe Die Tabelle Bestellungen ist in den Power Query-Editor geladen. Behalte nur die Bestellungen aus Berlin und entferne die Spalte Bestellnr.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Bestellnr | Stadt | Betrag |
| 2 | 1001 | Berlin | 240 |
| 3 | 1002 | Hamburg | 180 |
| 4 | 1003 | Berlin | 95 |
| 5 | 1004 | Leipzig | 310 |
| 6 | 1005 | Bremen | 120 |
| 7 | 1006 | Berlin | 400 |
| 8 | 1007 | Hamburg | 75 |
Ist dir die Leiste mit fx aufgefallen? Dort steht nach jedem Schritt die Formel in der Sprache M, die Power Query im Hintergrund schreibt. Du musst M nicht lernen, um Power Query zu nutzen. Es hilft aber, die Formel einmal zu lesen: Table.SelectRows(Quelle, each [Stadt] = "Berlin") heißt „nimm die Zeilen der Quelle, in denen Stadt gleich Berlin ist“.
Was Power Query anders macht als Formeln
Mit Formeln rechnest du in Zellen neben deinen Daten. Power Query arbeitet einen Schritt früher: Es verändert die Daten selbst, bevor sie im Blatt landen. Das hat drei Folgen:
- Wiederholbar: Die Schritte bleiben gespeichert. Kommt nächste Woche ein neuer Export, ersetzt du die Quelle und klickst auf Aktualisieren. Alle Schritte laufen erneut.
- Nachvollziehbar: Unter Angewendete Schritte siehst du jeden Arbeitsgang. Ein falscher Schritt lässt sich löschen, ohne dass du von vorn beginnst.
- Das Original bleibt: Die Ausgangstabelle wird nicht verändert. Das Ergebnis landet als eigene Tabelle auf einem neuen Blatt.
Für einmalige Kleinigkeiten ist eine Formel oft schneller. Sobald du dieselbe Aufbereitung jede Woche oder jeden Monat wiederholst, spart Power Query die meiste Zeit.
Daten in den Power Query-Editor laden
- Klick in deine Liste. Am besten formatierst du sie vorher als Tabelle (Strg+T), dann wächst die Abfrage mit neuen Zeilen mit.
- Wähl auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Daten abrufen & transformieren den Befehl Aus Tabelle/Bereich.
- Bearbeite die Daten im Editor. Die wichtigsten Befehle stehen auf den Registerkarten Start und Transformieren.
- Klick auf Schließen & Laden. Excel legt ein neues Blatt mit dem Ergebnis an.
Über Daten abrufen lädst du auf dieselbe Weise CSV-Dateien, andere Arbeitsmappen oder ganze Ordner. Die Arbeit im Editor ist danach immer gleich.
Noch eine Übung: Überschriften und Datentypen
Beim Import aus einer CSV-Datei erkennt Power Query die Überschriften nicht immer, und Zahlen kommen als Text an. Genau das passiert hier.
Aufgabe Eine CSV-Datei wurde geladen, aber Power Query hat die Überschriften nicht erkannt (Column1 bis Column3) und Menge und Preis sind Text. Mach die erste Zeile zu Überschriften und ändere den Datentyp von Menge und Preis in Ganze Zahl.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Artikel | Menge | Preis |
| 2 | Papier | 12 | 45 |
| 3 | Toner | 3 | 120 |
| 4 | Stifte | 25 | 8 |
| 5 | Ordner | 6 | 64 |
| 6 | Hefter | 10 | 15 |
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Achte nach dem Laden auf die Datentypen. Steht eine Zahl als Text in der Spalte, rechnet eine Summe in Excel später nicht mit ihr. In Power Query siehst du den Typ am Symbol links in der Spaltenüberschrift und änderst ihn über Datentyp.
Typische Fehler beim Einstieg
Die Spalte „…“ wurde nicht gefunden
Ein späterer Schritt verweist auf eine Spalte, die ein früherer Schritt umbenannt oder entfernt hat. Klick die Schritte in der Liste nacheinander an, bis du den Auslöser findest, und lösch oder ändere ihn.
Ergebnis ändert sich nicht
Power Query lädt Änderungen in der Quelle erst beim Aktualisieren. In Excel: Daten > Alle aktualisieren oder Rechtsklick auf die Ergebnistabelle und Aktualisieren.
Formeln in der Ergebnistabelle verschwinden
Die Ergebnistabelle gehört der Abfrage. Eigene Spalten mit Formeln rechts daneben bleiben erhalten, Änderungen in den geladenen Spalten selbst werden beim nächsten Aktualisieren überschrieben.
Die Lektionen dieser Bonus-Stufe
- Daten bereinigen: Leerzeichen kürzen, Schreibweise angleichen, Spalten teilen, Werte ersetzen.
- Duplikate entfernen: nach einer oder mehreren Spalten, mit dem Fallstrick Groß- und Kleinschreibung.
- SVERWEIS in Power Query: Abfragen zusammenführen statt Formeln nachschlagen.
- Entpivotieren: Kreuztabellen in auswertbare Listen umbauen.
- Anfügen und Gruppieren: Tabellen untereinander hängen und zusammenfassen.
Die Stufe ist ein Bonus und zählt nicht für den Abschlusstest. Die Übungen geben trotzdem Punkte.
Power Query auf Englisch
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| Daten abrufen & transformieren | Get & Transform Data |
| Aus Tabelle/Bereich | From Table/Range |
| Angewendete Schritte | Applied Steps |
| Erste Zeile als Überschriften verwenden | Use First Row as Headers |
| Datentyp: Ganze Zahl, Dezimalzahl, Text | Data Type: Whole Number, Decimal Number, Text |
| Schließen & Laden | Close & Load |
Die Funktionen der Sprache M heißen in jeder Excel-Sprache gleich, zum Beispiel Table.SelectRows oder Table.PromoteHeaders. Nur die Namen der Schritte sind übersetzt, etwa „Gefilterte Zeilen“ statt „Filtered Rows“.
In welchen Excel-Versionen gibt es Power Query?
Laut Microsoft ist Power Query in allen eigenständigen Windows-Versionen ab Excel 2016 eingebaut, dort unter dem Namen „Daten abrufen & transformieren“. Microsoft 365 enthält jeweils alle Funktionen, Kaufversionen wie Excel 2019 oder 2021 einen großen Teil davon. Für Excel 2010 und 2013 gab es Power Query als kostenloses Add-In, das Microsoft inzwischen offiziell abgekündigt hat.
Auf dem Mac gibt es Power Query nur mit Microsoft 365, nicht in Excel 2016 oder 2019 für Mac. Dort öffnest du den Editor über Daten > Daten abrufen (Power Query); der Funktionsumfang ist kleiner als unter Windows. In Excel für das Web können alle Microsoft 365-Abonnenten Abfragen ansehen und aktualisieren, das Bearbeiten hängt vom Tarif ab.
Häufige Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse für Power Query?
Nein. Alle Schritte dieser Lektionen klickst du über das Menüband. Die Formelsprache M schreibt Power Query selbst; du kannst sie lesen, musst sie aber nicht tippen.
Was ist der Unterschied zu Power Pivot?
Power Query lädt und bereinigt Daten. Power Pivot baut daraus ein Datenmodell mit Beziehungen und Kennzahlen. Oft arbeiten beide hintereinander, Power Query kommt zuerst.
Ändert Power Query meine Originaldaten?
Nein. Die Quelle bleibt unverändert, das Ergebnis landet als eigene Tabelle in der Arbeitsmappe.
Wie bekomme ich das Ergebnis in eine PivotTable?
Lade die Abfrage als Tabelle und erstell daraus eine PivotTable. Nach dem Aktualisieren der Abfrage aktualisierst du auch die PivotTable.