Fahrtenbuch in Excel: Fahrten erfassen und auswerten
Wer einen Dienstwagen auch privat fährt oder Fahrten abrechnen will, muss wissen, wie viele Kilometer dienstlich, privat und zur Arbeit anfallen. Eine Excel-Tabelle rechnet das aus den Kilometerständen selbst aus. Was sie für das Finanzamt nicht leisten kann, steht weiter unten.
Kurz gesagt: Je Fahrt eine Zeile mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende, Art der Fahrt, Reiseziel, Zweck und Geschäftspartner. Die Strecke ist Ende minus Beginn, die Summen je Art und Monat rechnet SUMMEWENNS, den Anteil SUMMEWENN geteilt durch die Summe. Eine normale Excel-Datei zeigt spätere Änderungen nicht an. Als Fahrtenbuch für das Finanzamt reicht sie deshalb in der Regel nicht, als Überblick und Vorlage schon.
Vorwissen: SUMMEWENN, SUMMEWENNS und Prozentrechnung. MONATSENDE wird bei der Übung erklärt.
Probier es gleich aus
Im Fahrtenbuch stehen Kilometerstände, keine Strecken. Die gefahrenen Kilometer rechnet die Tabelle selbst aus.
Aufgabe Berechne in D2 die gefahrenen Kilometer der Fahrt aus den beiden Kilometerständen. Die Formel wird bis D8 ausgefüllt.
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Datum | Km-Stand Beginn | Km-Stand Ende | Km |
| 2 | 02.11.2026 | 48210 | 48224 | |
| 3 | 03.11.2026 | 48224 | 48310 | |
| 4 | 03.11.2026 | 48310 | 48319 | |
| 5 | 05.11.2026 | 48319 | 48333 | |
| 6 | 09.11.2026 | 48333 | 48475 | |
| 7 | 12.11.2026 | 48475 | 48502 | |
| 8 | 16.11.2026 | 48502 | 48563 |
Fahrtenbuch-Vorlage kostenlos herunterladen
Die Vorlage enthält Platz für 500 Fahrten als formatierte Tabelle, Kilometer per Formel, ein Dropdown für die Art der Fahrt, eine rote Warnung bei Lücken im Kilometerstand, Summen und Anteile je Art, ein Blatt mit den Kilometern je Monat, zehn Beispielfahrten und eine Anleitung.
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Die fertige Excel-Datei fahrtenbuch-vorlage.xlsx mit Beispielzeilen und Anleitung gibt es kostenlos. Du brauchst dafür nur ein kostenloses Konto, ohne Abo und ohne Zahlungsdaten.
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So ist das Fahrtenbuch aufgebaut
| Spalte | Inhalt | Eingabe oder Formel in Zeile 9 |
|---|---|---|
| A | Datum | Datum der Fahrt |
| B, C | Km-Stand Beginn und Ende | Ablesen am Tacho |
| D | Km | =WENN(ODER(B9="";C9="");"";C9-B9) |
| E | Art | Dropdown: Dienstlich, Arbeitsweg oder Privat |
| F | Reiseziel und Route | Ort und Adresse, bei Umwegen die Strecke |
| G, H | Reisezweck, Geschäftspartner | bei dienstlichen Fahrten |
Über der Tabelle stehen die Summen je Art mit =SUMMEWENN(Fahrten[Art];E2;Fahrten[Km]) und daneben der Anteil an allen Kilometern. Die Tabelle heißt Fahrten, wächst mit jeder neuen Zeile und hat Filter in der Kopfzeile. Mehr dazu in der Lektion Excel-Tabelle erstellen.
Eine bedingte Formatierung prüft den Anschluss: Die Regel =UND(ISTZAHL(B10);ISTZAHL(C9);B10<>C9) färbt den Kilometerstand zu Beginn rot, wenn er nicht zum Ende der Zeile darüber passt. Dann fehlt eine Fahrt, oder eine Zahl ist vertippt.
Kilometer je Monat mit SUMMEWENNS
Für eine Abrechnung oder den Überblick brauchst du die Kilometer je Monat und Art. SUMMEWENNS addiert dafür mit drei Bedingungen: die Art, das Datum ab dem Ersten und das Datum bis zum Monatsletzten, den MONATSENDE(G1;0) liefert.
Aufgabe Berechne in G2 die dienstlichen Kilometer im Monat aus G1: Art Dienstlich und Datum vom Ersten bis zum Monatsletzten.
| A | B | C | D | E | F | G | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Datum | Art | Km | Monat | 01.11.2026 | ||
| 2 | 02.11.2026 | Arbeitsweg | 14 | Dienstlich | |||
| 3 | 03.11.2026 | Dienstlich | 86 | ||||
| 4 | 09.11.2026 | Dienstlich | 142 | ||||
| 5 | 16.11.2026 | Dienstlich | 61 | ||||
| 6 | 25.11.2026 | Privat | 39 | ||||
| 7 | 02.12.2026 | Dienstlich | 22 | ||||
| 8 | 07.12.2026 | Dienstlich | 75 | ||||
| 9 | 30.10.2026 | Dienstlich | 48 | ||||
| 10 | 14.12.2026 | Privat | 31 |
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Im Blatt Monate steht dieselbe Formel für zwölf Monate und drei Arten, mit den Spaltennamen der Tabelle:
=SUMMEWENNS(Fahrten[Km];Fahrten[Art];B$4;Fahrten[Datum];">="&$A5;Fahrten[Datum];"<="&MONATSENDE($A5;0))
B$4 ist die Überschrift der Spalte, also Dienstlich, Arbeitsweg oder Privat. So reicht eine Formel für die ganze Übersicht. Die Monate entstehen aus dem Jahr in B2 mit =DATUM($B$2;1;1) und =EDATUM(A5;1).
Privatanteil und dienstlicher Anteil
Der Anteil einer Art ist ihre Summe geteilt durch alle Kilometer. Mit dem Prozentformat zeigt Excel daraus direkt Prozent, wie in der Lektion Prozentrechnung.
Der Anteil ist der Kern der Fahrtenbuchmethode: Nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 der Lohnsteuer-Richtlinien wird der private Nutzungswert eines Dienstwagens dabei nach dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke berechnet, statt pauschal mit monatlich 1 % des Listenpreises nach Nr. 1. Wie der Wert genau ermittelt wird und welche Methode für dich passt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Andere Kosten wie Tanken oder Werkstatt erfasst du in der Einnahmen-Ausgaben-Tabelle.
Was das Finanzamt verlangt
Die Mindestangaben stehen in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 der Lohnsteuer-Richtlinien (Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026 des Bundesfinanzministeriums). Für dienstliche Fahrten sind in der Regel erforderlich:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
Für Privatfahrten genügen Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk. Die Spalten der Vorlage folgen genau dieser Liste. Nach den amtlichen Hinweisen zu R 8.1 (H 8.1 (9-10), Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch) muss ein Fahrtenbuch zudem zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die Fahrten mit dem Kilometerstand vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nach R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 nur zulässig, wenn nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen oder dokumentiert werden. Eine normale Excel-Datei leistet das nicht: Jede Zelle lässt sich später ohne Spur ändern. Nutze die Vorlage deshalb als Überblick, für Abrechnungen mit dem Arbeitgeber und zum Auswerten. Wie du das Fahrtenbuch für die Steuer führst, etwa als gebundenes Heft oder mit einer Software, die Änderungen protokolliert, klärst du mit deiner Steuerberatung. Diese Seite ist keine Steuerberatung.
Typische Fehler
Strecke statt Kilometerstand
Wer nur „86 km“ notiert, kann Lücken nicht erkennen. Kilometerstände zu Beginn und am Ende machen jede fehlende Fahrt sichtbar.
Art unterschiedlich geschrieben
„dienstl.“ passt nicht zum Kriterium Dienstlich in SUMMEWENN, die Fahrt fehlt dann in der Summe. Das Dropdown verhindert das.
Mehrere Kunden auf einer Fahrt
Eine Dienstreise mit mehreren Stationen darf laut H 8.1 (9-10) in einer Zeile stehen, wenn die Kunden in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt sind. Schreib sie nacheinander in Reiseziel und Geschäftspartner.
Die Formeln auf Englisch
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| SUMMEWENN, SUMMEWENNS | SUMIF, SUMIFS |
| MONATSENDE, EDATUM, DATUM | EOMONTH, EDATE, DATE |
| WENN, ODER, ISTZAHL | IF, OR, ISNUMBER |
In welchen Excel-Versionen funktioniert das?
Alle Funktionen dieser Seite, formatierte Tabellen, Dropdowns und bedingte Formatierung gibt es in allen aktuellen Excel-Versionen, auch in Excel für Mac und Excel im Web.
Häufige Fragen
Erkennt das Finanzamt ein Fahrtenbuch in Excel an?
In der Regel nicht, weil eine normale Excel-Datei spätere Änderungen weder verhindert noch dokumentiert. Das verlangt R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 6 LStR für elektronische Fahrtenbücher. Für den Überblick und für Abrechnungen ist die Tabelle trotzdem nützlich.
Ist die Fahrtenbuch-Vorlage kostenlos?
Ja. Mit einem kostenlosen Konto lädst du die Excel-Datei herunter, ohne Abo und ohne Zahlungsdaten.
Wie trage ich Privatfahrten ein?
Mit Datum, Kilometerstand und der Art Privat. Ziel und Zweck können leer bleiben, laut R 8.1 genügen bei Privatfahrten Kilometerangaben.
Kann ich mehrere Fahrzeuge führen?
Am besten eine Datei je Fahrzeug, mit dem Kennzeichen in B2. So bleiben die Kilometerstände fortlaufend.
Für eine Auswertung aller Belege nach Konten ist Buchhaltung mit Excel der nächste Schritt, für Fahrtkosten in Summen hilft SUMMEWENN.