Urlaubsplaner 2027 in Excel: Vorlage für Mitarbeiter und Anleitung

Kurz gesagt: Jede Abwesenheit ist eine Zeile mit Name, Von, Bis und Art. =NETTOARBEITSTAGE(Von;Bis;Feiertage) zählt die Urlaubstage ohne Wochenenden und Feiertage, SUMMEWENNS addiert sie je Person, Rest ist Anspruch minus genommen. Eine Jahresübersicht mit ZÄHLENWENNS zeigt jeden Tag als U oder K.

Vorwissen: ZÄHLENWENN, absolute und gemischte Bezüge und bedingte Formatierung mit Formel. NETTOARBEITSTAGE wird hier erklärt.

Probier es gleich aus

Die wichtigste Zahl im Urlaubsplaner ist der Resturlaub. Im einfachsten Plan stehen die Urlaubstage als U in den Tagesspalten, und du zählst sie.

Aufgabe Berechne in K2 den Resturlaub: Anspruch in B minus die Tage, an denen im Plan C2:J2 ein U für Urlaub steht. K für krank zählt nicht. Die Formel wird bis K6 ausgefüllt.

	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K
1	Name	Anspruch	11.01.2027	12.01.2027	13.01.2027	14.01.2027	15.01.2027	16.01.2027	17.01.2027	18.01.2027	Rest
2	Anna Becker	30	U	U	U
3	Ben Schulz	28				U	U
4	Clara Wolf	30		K
5	David Klein	26	U	U	U	U	U	U
6	Emma Braun	30							U	U

Urlaubsplaner 2027 und 2026 herunterladen

Beide Dateien sind gleich aufgebaut, das Jahr in B2 ist voreingestellt und lässt sich ändern. Platz ist für 20 Personen und 200 Abwesenheiten, die Feiertage gelten bundesweit oder für dein Bundesland.

Arbeitstage je Monat, Brückentage und alle Feiertage stehen auf den Jahresseiten: Urlaubsplaner 2026, Urlaubsplaner 2027 und Urlaubsplaner 2028. Brauchst du nur einen Kalender ohne Personen, nimm die Kalender-Vorlage.

So ist der Urlaubsplaner aufgebaut

Blatt	Inhalt	Formel dahinter
Urlaubsplaner	Jahr in B2, Bundesland in D2; je Person Anspruch, genommen, Rest; daneben alle Tage des Jahres	=B7-C7 für den Rest
Abwesenheiten	Tabelle mit Name (Dropdown), Von, Bis, Art (Urlaub oder Krank), Arbeitstage, Notiz	=NETTOARBEITSTAGE(B5;C5;Feiertage)
Feiertage	Alle Feiertage des Jahres mit den Ländern, in denen sie gelten	Ostern nach Gauß, Rest mit festem Abstand
Anleitung	Kurzfassung dieser Seite

Der Trick: Du trägst nichts in die Tagesspalten ein. Die Liste der Abwesenheiten ist die einzige Eingabe, der Jahresplan füllt sich daraus selbst. So kann sich nichts widersprechen, und ein Urlaubsantrag ist genau eine Zeile.

Urlaubstage zählen mit NETTOARBEITSTAGE

Ein Urlaub vom Montag bis zum Freitag der Folgewoche sind zwölf Kalendertage, aber nur zehn Urlaubstage, und fällt ein Feiertag hinein, noch weniger. NETTOARBEITSTAGE zählt genau das: Montag bis Freitag zwischen zwei Daten, beide mitgezählt, ohne die Tage einer Feiertagsliste.

Aufgabe Berechne in D2, wie viele Urlaubstage der Antrag kostet: Arbeitstage von B bis C ohne Wochenenden und ohne die Feiertage in G2:G3. Die Formel wird bis D6 ausgefüllt.

	A	B	C	D	E	F	G
1	Name	Von	Bis	Arbeitstage			Feiertage
2	Anna Becker	22.03.2027	31.03.2027				26.03.2027
3	Ben Schulz	01.03.2027	05.03.2027				29.03.2027
4	Clara Wolf	29.03.2027	02.04.2027
5	David Klein	19.04.2027	03.05.2027
6	Emma Braun	07.04.2027	08.04.2027

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In der Vorlage zeigt das dritte Argument auf den Namen Feiertage. Dahinter steht eine Spalte, die nur die Feiertage des gewählten Bundeslands enthält. Wechselst du in D2 von bundesweit auf BY, zählt Heilige Drei Könige sofort nicht mehr als Urlaubstag. Halbe Tage, etwa an Heiligabend, überschreibst du einfach mit 0,5.

Anspruch, genommen, Resturlaub

Für die Summe je Person addiert SUMMEWENNS die Arbeitstage aller Zeilen, in denen Name und Art passen und der Urlaub im gewählten Jahr beginnt:

=SUMMEWENNS(Abwesenheiten[Arbeitstage];Abwesenheiten[Name];$A7;Abwesenheiten[Art];"Urlaub";Abwesenheiten[Von];">="&DATUM($B$2;1;1);Abwesenheiten[Von];"<="&DATUM($B$2;12;31))

Die Bezüge mit Spaltennamen gibt es, weil die Abwesenheiten eine formatierte Tabelle sind: Neue Zeilen zählen automatisch mit. Krankheitstage stehen zwar im Plan, zählen aber nicht gegen den Urlaub. Den Rest berechnet =B7-C7, eine Regel färbt ihn rot, sobald er unter 0 fällt. Resturlaub aus dem Vorjahr rechnest du einfach zum Anspruch dazu.

Die Jahresübersicht: wer ist wann weg?

Rechts neben den Namen steht jeder Tag des Jahres in einer eigenen Spalte. In Zeile 5 beginnt sie mit =DATUM($B$2;1;1), danach ist jede Spalte die vorige plus 1. Im Schaltjahr ist die 366. Spalte belegt, sonst bleibt sie leer.

In jeder Zelle des Plans prüft ZÄHLENWENNS, ob es für diese Person eine Abwesenheit gibt, deren Von vor oder auf diesem Tag und deren Bis nach oder auf diesem Tag liegt. Gibt es eine Zeile mit Art Urlaub, erscheint U, bei Krank ein K. An Wochenenden und Feiertagen bleibt die Zelle leer.

Die Farben macht wieder die bedingte Formatierung. Spannend ist hier die Richtung: Die Daten stehen nebeneinander in Zeile 5, also muss die Regel die Zeile festhalten und die Spalte wandern lassen. Für die grauen Wochenenden liefert WOCHENTAG(Datum;2) die Nummer des Wochentags von 1 für Montag bis 7 für Sonntag, ein Wochenende ist also alles über 5.

Aufgabe Im Plan stehen die Tage in Zeile 1 nebeneinander. Färbe mit bedingter Formatierung im Bereich B1:I6 die ganzen Spalten grau, deren Datum in Zeile 1 auf ein Wochenende fällt. Schreib die Formel so, wie sie für B1 gilt.

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1	Name	11.01.2027	12.01.2027	13.01.2027	14.01.2027	15.01.2027	16.01.2027	17.01.2027	18.01.2027
2	Anna Becker	U	U	U	U	U	U	U
3	Ben Schulz
4	Clara Wolf			K	K
5	David Klein						U	U	U
6	Emma Braun

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Urlaubskalender für Mitarbeiter: Tipps für die Praxis

• Überschneidungen erkennen: Ergänze unter dem Plan eine Zeile mit =ZÄHLENWENN(E7:E26;"U") und fülle sie nach rechts aus. Sie zählt je Tag, wie viele gleichzeitig weg sind, und eine Regel kann Tage mit mehr als zwei Abwesenden rot färben.
• Namen per Dropdown: Im Blatt Abwesenheiten kommt der Name aus einem Dropdown mit der Namensliste. Ein Tippfehler im Namen würde sonst aus jeder Summe fallen.
• Urlaubsantrag: Ein genehmigter Antrag wird zur Zeile in der Tabelle. In die Notiz passt, wer genehmigt hat und wann.
• Datenschutz: Krankheitstage sind Gesundheitsdaten. Gib eine Datei mit dieser Spalte nur an Personen weiter, die sie brauchen, oder lass die Art Krank weg.

Typische Fehler

Von nach Bis

Ist das Enddatum vor dem Startdatum, liefert NETTOARBEITSTAGE eine negative Zahl und der Rest wird zu groß. Die Vorlage färbt solche Zeilen rot.

Feiertagsliste ohne Dollarzeichen

Ohne festen Bezug rutscht die Feiertagsliste beim Ausfüllen nach unten weg. Mit einem Namen wie Feiertage passiert das nicht.

Urlaub über den Jahreswechsel

Ein Urlaub vom 28.12. bis 8.1. zählt komplett im Jahr, in dem er beginnt. Willst du ihn auf beide Jahre verteilen, legst du zwei Zeilen an: bis 31.12. und ab 1.1.

Die Formeln auf Englisch

Deutsch	Englisch
NETTOARBEITSTAGE	NETWORKDAYS
ZÄHLENWENN, ZÄHLENWENNS	COUNTIF, COUNTIFS
SUMMEWENNS, WOCHENTAG, DATUM	SUMIFS, WEEKDAY, DATE

In welchen Excel-Versionen funktioniert das?

NETTOARBEITSTAGE, ZÄHLENWENNS, SUMMEWENNS, formatierte Tabellen und bedingte Formatierung gibt es in allen aktuellen Excel-Versionen, auch in Excel für Mac und Excel im Web. Die Vorlage braucht keine Microsoft-365-Funktionen.

Häufige Fragen

Alle Vorlagen findest du unter Excel-Vorlagen.