Arbeitszeiterfassung in Excel: kostenlose Vorlage und Stundenzettel
Eine Arbeitszeiterfassung in Excel braucht pro Tag nur drei Eingaben: Beginn, Ende und Pause. Den Rest rechnet die Tabelle, vom Soll an Feiertagen bis zum Stundenkonto am Monatsende. Hier gibt es die Vorlage kostenlos und die Anleitung, wie sie funktioniert.
Kurz gesagt: Ein Blatt pro Monat, eine Zeile pro Tag. Arbeitszeit ist =REST(Ende-Beginn;1)-Pause/1440 mit der Pause in Minuten, das Soll ist 0 an Wochenenden und Feiertagen, die Differenz =(Arbeitszeit-Soll)*24 in Dezimalstunden. Die Summe der Differenzen ist dein Stundenkonto. Ausgedruckt und unterschrieben wird daraus ein Stundenzettel.
Vorwissen: Rechnen mit Uhrzeiten (Lektion Arbeitszeit berechnen), WENN mit ODER, ZÄHLENWENN und absolute Bezüge.
Probier es gleich aus
In der Zeiterfassung tippt man die Pause am schnellsten in Minuten: 30 statt 0:30. Damit Excel damit rechnen kann, musst du die Minuten in einen Bruchteil eines Tages umrechnen.
Aufgabe Berechne in E2 die Arbeitszeit: Ende minus Beginn minus Pause. Die Pause steht in Minuten als ganze Zahl in Spalte D. Die Formel wird bis E7 ausgefüllt.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Name | Beginn | Ende | Pause (Min.) | Arbeitszeit |
| 2 | Jana Weber | 8:00 | 16:30 | 30 | |
| 3 | Murat Kaya | 7:30 | 16:00 | 45 | |
| 4 | Lena Hoffmann | 9:00 | 18:00 | 60 | |
| 5 | Tom Schulz | 7:00 | 13:00 | 0 | |
| 6 | Sara Klein | 8:15 | 17:00 | 30 | |
| 7 | Ali Demir | 8:30 | 15:30 | 20 |
Arbeitszeiterfassung als Excel-Vorlage herunterladen
Die Vorlage enthält einen Monat mit automatischen Datumszeilen, Soll pro Tag, Feiertagen für dein Bundesland, Differenz in Dezimalstunden, Summen über 24 Stunden, eine Beispielwoche, Unterschriftenfelder und eine Anleitung.
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Die fertige Excel-Datei arbeitszeiterfassung-vorlage.xlsx mit Beispielzeilen und Anleitung gibt es kostenlos. Du brauchst dafür nur ein kostenloses Konto, ohne Abo und ohne Zahlungsdaten.
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So ist die Vorlage aufgebaut
| Zelle oder Spalte | Inhalt | Formel oder Eingabe |
|---|---|---|
| B2 | Erster Tag des Monats | Eingabe, etwa 01.01.2027 |
| B3 | Soll pro Arbeitstag | Eingabe, etwa 8:00 |
| H2 | Feiertage | bundesweit oder Kürzel des Bundeslands |
| A6, A7 bis A36 | Datum mit Wochentag | =$B$2, darunter =WENN(A6="";"";WENN(MONAT(A6+1)=MONAT($B$2);A6+1;"")) |
| B, C, D | Beginn, Ende, Pause in Minuten | Eingaben |
| E | Arbeitszeit | =WENN(ODER(B6="";C6="");"";REST(C6-B6;1)-D6/1440) |
| F | Soll | =WENN(ODER(WOCHENTAG(A6;2)>5;ZÄHLENWENN(Feiertage;A6)>0);0;$B$3) |
| G | Differenz in Stunden | =(N(E6)-F6)*24 |
| H | Notiz | Name des Feiertags, sonst frei |
In Zeile 37 stehen die Summen, darunter die Felder für zwei Unterschriften. Das Blatt Feiertage rechnet die Feiertage für das Jahr aus B2, auch Ostern und alles, was daran hängt.
Die Datumszeilen füllen sich selbst
Du trägst nur den Ersten des Monats in B2 ein. A6 übernimmt ihn, jede Zeile darunter ist der Vortag plus 1, solange der Monat noch stimmt. Im Februar endet die Liste nach dem 28. oder 29., die übrigen Zeilen bleiben leer. Das Zahlenformat TTT TT.MM. zeigt den Wochentag gleich mit, etwa „Fr 01.01.“. Für den nächsten Monat kopierst du das Blatt (Rechtsklick auf den Blattnamen, Verschieben oder kopieren, Kopie erstellen) und änderst nur B2.
Arbeitszeit, auch über Mitternacht
Ende minus Beginn ergibt die Anwesenheit. Bei einer Schicht von 22:00 bis 6:00 wäre das negativ, deshalb steht REST davor: REST(C6-B6;1) dreht das Ergebnis über Mitternacht ins Plus. Davon geht die Pause ab, geteilt durch 1440, weil ein Tag 1440 Minuten hat. Die Summe der Arbeitszeit hat das Format [h]:mm, damit Excel nach 24 Stunden weiterzählt statt wieder bei 0 anzufangen. Alle Grundlagen dazu stehen in der Lektion Arbeitszeit in Excel berechnen.
Überstunden in Dezimalstunden
Arbeitszeit minus Soll ergibt eine Zeit. Wer weniger gearbeitet hat als vorgesehen, bekommt eine negative Zeit, und die zeigt Excel nur als ####. Deshalb rechnet die Spalte Differenz in Dezimalstunden.
Aufgabe Berechne in F2 die Differenz zwischen Arbeitszeit und Soll in H2 als Dezimalstunden, etwa 0,5 für eine halbe Überstunde und -1 für eine Fehlstunde. Die Formel wird bis F7 ausgefüllt.
| A | B | C | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Name | Arbeitszeit | Differenz (Std.) | Soll pro Tag | ||||
| 2 | Jana Weber | 8:30 | 8:00 | |||||
| 3 | Murat Kaya | 8:00 | ||||||
| 4 | Lena Hoffmann | 7:30 | ||||||
| 5 | Tom Schulz | 9:00 | ||||||
| 6 | Sara Klein | 7:00 | ||||||
| 7 | Ali Demir | 8:45 |
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Die Summe in G37 ist das Stundenkonto des Monats: plus heißt Überstunden, minus Fehlstunden. Dezimalstunden brauchst du auch für die Lohnabrechnung, denn 7:45 Stunden mal Stundenlohn funktioniert nur als 7,75. In der Vorlage steht N(E6) statt E6, damit Tage ohne Eintrag als 0 zählen und keinen Fehler erzeugen. Das Dollarzeichen vor dem Soll erklärt die Lektion absolute Bezüge.
Soll mit Wochenenden und Feiertagen
An Wochenenden und Feiertagen ist das Soll 0, sonst gilt der Wert aus B3. Zwei Bedingungen, die zum selben Ergebnis führen, verbindest du mit ODER: WOCHENTAG(A2;2)>5 erkennt Samstag und Sonntag, weil Typ 2 Montag als 1 und Sonntag als 7 zählt. ZÄHLENWENN sucht das Datum in der Feiertagsliste, ZÄHLENWENN(Liste;A2)>0 heißt: Das Datum ist ein Feiertag.
Aufgabe Berechne in B2 das Soll für den Tag: 0 am Wochenende und an Feiertagen aus E2:E3, sonst das Soll aus E5. Die Formel wird bis B8 ausgefüllt.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Datum | Soll | Feiertage | ||
| 2 | 03.05.2027 | 06.05.2027 | |||
| 3 | 04.05.2027 | 17.05.2027 | |||
| 4 | 05.05.2027 | Soll pro Arbeitstag | |||
| 5 | 06.05.2027 | 8:00 | |||
| 6 | 07.05.2027 | ||||
| 7 | 08.05.2027 | ||||
| 8 | 09.05.2027 |
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In der Vorlage steht statt $E$2:$E$3 der Name Feiertage. Er zeigt auf eine Spalte im Blatt Feiertage, die nur die Tage des Bundeslands aus H2 enthält. Eine Regel der bedingten Formatierung färbt Feiertage hellrot und Wochenenden grau, und in der Notizspalte erscheint der Name des Feiertags. Urlaub und Krankheit trägst du von Hand ein: Soll mit 0 überschreiben und eine Notiz dazu. Für die Urlaubsplanung im Team gibt es den Urlaubsplaner.
Stundenzettel und Stundennachweis
Ein Stundenzettel ist eine Arbeitszeiterfassung zum Abgeben: Mitarbeiterin oder Mitarbeiter trägt die Zeiten ein, unterschreibt, und der Arbeitgeber bestätigt. Die Vorlage ist dafür vorbereitet:
- Name in E2 und F2, der Monat steht groß in B2.
- Querformat ist für den Ausdruck schon eingestellt.
- Unterschriften: In Zeile 42 gibt es Linien für Datum und Unterschrift beider Seiten.
- Notiz für Urlaub, Krankheit, Dienstreise oder Homeoffice.
Für Minijobs, Aushilfen oder Projekte, die nach Stunden abgerechnet werden, heißt das Blatt oft Stundennachweis. Der Aufbau ist derselbe; für einen Wochenzettel löschst du einfach alle Zeilen außer den sieben Tagen der Woche. Soll die Zeiterfassung digital bleiben, schützt du das Blatt: Eingabespalten B bis D und H unter Zellen formatieren > Schutz entsperren, danach Überprüfen > Blatt schützen.
Muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Eine bestimmte Form, etwa elektronisch, schreibt der Beschluss nicht vor. Wie die Erfassung in deinem Betrieb aussehen soll und ob eine Excel-Tabelle dafür reicht, legt der Arbeitgeber fest; frag im Zweifel dort oder bei der Personalabteilung nach. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Typische Fehler
Uhrzeit mit Komma
8,30 ist für Excel die Zahl acht Komma drei, keine Uhrzeit. Tipp Zeiten immer mit Doppelpunkt ein. Die Vorlage lässt in den Spalten B und C nur Uhrzeiten zu.
Pause doppelt abgezogen
Steht die Pause schon als 0:30 in der Zelle, darfst du sie nicht noch durch 1440 teilen. Entscheide dich für eine Schreibweise, die Vorlage nutzt Minuten.
Summe springt nach 24 Stunden auf 0
Das Format hh:mm zeigt nur die Uhrzeit innerhalb eines Tages. Für Summen brauchst du [h]:mm.
Die Formeln auf Englisch
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| REST, WENN, ODER | MOD, IF, OR |
| WOCHENTAG, ZÄHLENWENN | WEEKDAY, COUNTIF |
| MONAT, N | MONTH, N |
In welchen Excel-Versionen funktioniert das?
Alle Formeln und Formate der Vorlage gibt es in jeder aktuellen Excel-Version, auch in Excel für Mac und Excel im Web.
Häufige Fragen
Ist die Arbeitszeiterfassung als Excel-Vorlage kostenlos?
Ja, mit einem kostenlosen Konto. Kein Abo, keine Zahlungsdaten.
Wie erfasse ich mehrere Monate?
Ein Blatt pro Monat: Blatt kopieren, in B2 den nächsten Monatsersten eintragen und die alten Zeiten löschen. Für das Jahr addierst du die Summen aus G37 aller Blätter.
Wie trage ich Urlaub und Krankheit ein?
Beginn und Ende leer lassen, das Soll in Spalte F mit 0 überschreiben und in der Notiz vermerken, ob Urlaub oder Krankheit. Feiertage erkennt die Vorlage selbst.
Rechnet die Vorlage Nachtschichten richtig?
Ja. REST sorgt dafür, dass eine Schicht von 22:00 bis 6:00 als 8 Stunden zählt.
Kann ich die Vorlage als Stundenzettel für Minijob oder Aushilfe nutzen?
Ja. Name eintragen, Zeiten erfassen, ausdrucken und unterschreiben. Welche Angaben dein Arbeitgeber braucht, klärst du dort.
Alle Vorlagen findest du unter Excel-Vorlagen.