Excel im Vertrieb: drei Aufgaben aus dem Vertriebsalltag

Kurz gesagt: Im Vertrieb geht es in Excel vor allem um drei Dinge. Preise und Kundendaten nachschlagen, Umsätze und Provisionen richtig berechnen und aus einer langen Liste die Deals herausziehen, um die man sich jetzt kümmern muss.

Welche Excel-Kenntnisse Vertriebler brauchen

Ob Außendienst, Innendienst oder Vertriebsleitung: Die Daten kommen oft aus dem CRM oder der Warenwirtschaft und werden in Excel weiterverarbeitet. Diese Werkzeuge tauchen dabei immer wieder auf:

• XVERWEIS oder SVERWEIS, um Preise, Rabattstufen oder Kundendaten aus einer Liste zu holen.
• WENN für Provisionen, Rabatte und Zielerreichung mit Schwellenwerten.
• Absolute Bezüge, damit Sätze und Schwellen in einer Zelle stehen und beim Ausfüllen fest bleiben.
• SUMMEWENNS für Umsätze je Vertriebler, Region oder Monat.
• ZÄHLENWENN, um Abschlüsse, Besuche oder offene Angebote zu zählen.
• FILTER und SORTIEREN für Top-Listen, die sich selbst aktualisieren.
• Sortieren und Filtern per Menü für den schnellen Blick in die Kundenliste.
• PivotTables für Umsatz nach Kunde, Produkt oder Quartal.

Die Praxisaufgabe: ein Monat im Vertriebsteam

Du arbeitest im Vertrieb eines Händlers für Büroeinrichtung. Das Team verkauft Stühle, Schreibtische und Zubehör an Firmenkunden. In diesem Monat stehen drei Dinge an: ein Angebot für eine Kundenanfrage, die Provisionsabrechnung für das Team und eine Liste der größten offenen Deals für das Forecast-Meeting mit der Vertriebsleitung.

Schritt 1: Ein Angebot kalkulieren

Ein Kunde fragt zwölf Schreibtische an. Statt den Preis in der Liste zu suchen und abzutippen, holst du ihn per Formel. So stimmt das Angebot auch dann, wenn die Preisliste aktualisiert wird.

Aufgabe Ein Kunde fragt 12 Stück des Artikels aus E2 an. Berechne in G2 den Angebotswert: Hol den Listenpreis mit XVERWEIS aus der Preisliste und multipliziere ihn mit der Menge in F2.

	A	B	C	D	E	F	G
1	Art.-Nr.	Produkt	Listenpreis €		Art.-Nr.	Menge	Angebot €
2	L-230	Bürostuhl Pro	349		L-250	12
3	L-210	Bürostuhl Basic	189
4	L-250	Schreibtisch 160	429
5	L-220	Rollcontainer	159
6	L-260	Monitorarm	89
7	L-240	Steh-Sitz-Tisch	689

Die Preisliste ist nicht nach Artikelnummer sortiert, wie es in der Praxis häufig vorkommt. XVERWEIS sucht standardmäßig genau und kommt damit problemlos zurecht. Mit SVERWEIS lautet die Formel =SVERWEIS(E2;A2:C7;3;FALSCH)*F2, und das FALSCH am Ende darf dann nicht fehlen.

Schritt 2: Provisionen abrechnen

Wer im Monat mindestens 20.000 € Umsatz macht, bekommt 4 % Provision auf den gesamten Umsatz. Satz und Schwelle stehen in eigenen Zellen, weil sie sich jedes Jahr ändern können. Die Formel muss für das ganze Team funktionieren.

Aufgabe Berechne in C2 die Provision: Wer mindestens den Mindestumsatz aus F2 erreicht, bekommt den Provisionssatz aus F1 auf seinen Umsatz, alle anderen 0. Die Formel wird bis C7 ausgefüllt und muss in jeder Zeile stimmen.

	A	B	C	D	E	F
1	Name	Umsatz €	Provision €		Provisionssatz	0,04
2	Jana Weber	24500			Mindestumsatz	20000
3	Murat Kaya	18200
4	Lena Hoffmann	31800
5	Tom Schulz	19900
6	Sara Klein	20000
7	Ali Demir	27350

Achte auf die Grenze: Mit >= bekommt auch Sara Klein mit genau 20.000 € ihre Provision. Mit > ginge sie leer aus. Solche Details stehen im Provisionsmodell und sollten im Zweifel geklärt werden, bevor die Abrechnung rausgeht.

Schritt 3: Die größten Deals für das Forecast-Meeting

Die Pipeline enthält alle offenen Deals mit Kunde, zuständiger Person und Volumen. Für das Meeting will die Vertriebsleitung nur die großen sehen, sortiert vom größten zum kleinsten. Mit FILTER und SORTIEREN entsteht eine Liste, die sich mit jeder Änderung der Pipeline selbst aktualisiert.

Aufgabe Für das Forecast-Meeting brauchst du alle offenen Deals ab dem Volumen in F1, das größte zuerst. Schreib in E3 eine Formel, die die passenden Zeilen aus A2:C9 filtert und absteigend nach Volumen sortiert.

	A	B	C	D	E	F	G
1	Kunde	Vertriebler	Volumen €		Ab Volumen €	10000
2	Nordwerk	Jana Weber	18400
3	Elbtal	Murat Kaya	6200
4	Hafenlogistik	Lena Hoffmann	24900
5	Spree Media	Jana Weber	9800
6	Sachsenbau	Tom Schulz	12750
7	Rheinkontor	Sara Klein	4300
8	Alpenhof	Murat Kaya	31200
9	Mainfeld	Lena Hoffmann	10000
10

FILTER und SORTIEREN gibt es ab Excel 2021 und in Microsoft 365. In älteren Versionen setzt du stattdessen einen Filter über das Menü und sortierst nach Volumen. Das Ergebnis ist dasselbe, aktualisiert sich aber nicht von selbst.

Typische Excel-Auswertungen im Vertrieb

Auswertung	Worum es geht	Excel-Werkzeuge
Angebotskalkulation	Preise, Mengen und Rabatte für eine Anfrage	XVERWEIS, einfache Formeln, absolute Bezüge
Provisionsabrechnung	Provision je Person nach Umsatz und Zielen	WENN, WENNS, absolute Bezüge
Umsatzbericht	Umsatz je Vertriebler, Region oder Monat	SUMMEWENNS, PivotTable
Pipeline und Forecast	Offene Deals nach Volumen und Phase	FILTER, SORTIEREN, SUMMEWENNS
Kundenanalyse	Wer kauft wie viel, wer ist lange inaktiv	PivotTable, ZÄHLENWENN, bedingte Formatierung

Tipps für Vertriebsdateien

Preise nie abtippen

Jeder abgetippte Preis ist eine Fehlerquelle. Verweise auf die Preisliste, dann reicht eine Aktualisierung an einer Stelle, und alle Angebote stimmen wieder.

Konditionen sichtbar machen

Provisionssätze, Rabattstufen und Schwellen gehören in beschriftete Zellen. So kann jeder nachvollziehen, wie gerechnet wurde, und bei neuen Konditionen änderst du nur eine Zelle.

Mit Kundennummern arbeiten

Firmennamen werden unterschiedlich geschrieben: mit oder ohne GmbH, mit Leerzeichen am Ende. Eine eindeutige Kundennummer als Suchwert ist viel zuverlässiger.

Nicht gefunden abfangen

Bei einer unbekannten Artikelnummer liefert XVERWEIS #NV. Das vierte Argument fängt das ab: =XVERWEIS(E2;A2:A7;C2:C7;"unbekannt"). Im Angebot ist ein klarer Hinweis besser als eine Fehlermeldung.

Häufige Fragen