EDV-Kenntnisse im Lebenslauf: Stufen und Beispiele

Kurz gesagt: Nenne bei EDV-Kenntnissen das Programm, eine Stufe und ein, zwei Dinge, die du damit konkret tust. „Excel: sehr gute Kenntnisse (SVERWEIS, PivotTables, Auswertungen für das Monatsreporting)“ sagt mehr als fünf Sterne.

Was sind EDV-Kenntnisse?

EDV steht für elektronische Datenverarbeitung. Gemeint ist alles, was du am Computer beruflich sicher nutzen kannst. Andere Wörter für dasselbe sind PC-Kenntnisse, Computerkenntnisse, IT-Kenntnisse oder MS-Office-Kenntnisse. Typisch gehören dazu:

• Office-Programme: Excel, Word, PowerPoint, Outlook, oft auch Teams oder OneNote
• Branchen- und Fachsoftware: etwa ein ERP-System, ein Buchhaltungsprogramm, ein CRM oder ein Warenwirtschaftssystem
• Betriebssysteme und Grundlagen: Windows oder macOS, Dateiablage, Cloud-Speicher, Videokonferenzen
• Spezielles: Grafik- und Layoutprogramme, Datenbanken, Programmiersprachen, je nach Beruf

Für die meisten Bürostellen zählen vor allem die Office-Programme. Excel ist dabei das Programm, bei dem sich die Stufen am stärksten unterscheiden: Zwischen „eine Liste abtippen“ und „eine Auswertung mit PivotTables bauen“ liegt viel.

Welche Stufen sind bei EDV-Kenntnissen üblich?

Für EDV gibt es keine offizielle Skala wie den europäischen Referenzrahmen für Sprachen. Wörter wie „verhandlungssicher“ oder „fließend“ gehören zu Sprachkenntnissen und passen nicht zu Software. Im Lebenslauf haben sich vier Stufen eingebürgert:

Stufe	Was sie meint
Grundkenntnisse	Du kennst das Programm und erledigst einfache Aufgaben, brauchst bei Neuem aber Hilfe.
Gute Kenntnisse	Du arbeitest im Alltag selbstständig und sicher damit.
Sehr gute Kenntnisse	Du nutzt auch fortgeschrittene Funktionen und hilfst anderen weiter.
Expertenkenntnisse	Du baust Lösungen für andere, automatisierst Abläufe oder schulst Kolleginnen und Kollegen.

Daneben liest man „Anwenderkenntnisse“ (etwa gute Kenntnisse), „fundierte“ oder „vertiefte Kenntnisse“ (zwischen gut und sehr gut). Wichtiger als das Wort ist, dass du es mit Beispielen belegst. Ein Arbeitgeber kann „sehr gut“ nicht prüfen, „Auswertungen mit SVERWEIS und PivotTables“ schon.

Beispiele: so formulierst du deine EDV-Kenntnisse

Excel

• Grundkenntnisse: Tabellen anlegen und formatieren, einfache Formeln wie Summe und Durchschnitt, Listen sortieren
• Gute Kenntnisse: Formeln mit WENN, Zählen und Summieren nach Kriterien, Filter, Diagramme
• Sehr gute Kenntnisse: SVERWEIS und XVERWEIS, PivotTables, bedingte Formatierung, Datenüberprüfung, Auswertungen für Berichte
• Expertenkenntnisse: Power Query, Makros oder VBA, komplexe Modelle und Vorlagen für das Team

Word

• Grundkenntnisse: Briefe und einfache Dokumente schreiben und formatieren
• Gute Kenntnisse: Formatvorlagen, Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Serienbriefe
• Sehr gute Kenntnisse: lange Dokumente mit Inhaltsverzeichnis, Dokumentvorlagen, Änderungen nachverfolgen

Outlook

• Grundkenntnisse: E-Mails schreiben, Anhänge, Termine eintragen
• Gute Kenntnisse: Ordner und Regeln, gemeinsame Kalender, Besprechungen planen
• Sehr gute Kenntnisse: Postfächer für andere verwalten, Vorlagen und Schnellbausteine, Aufgaben im Team

PowerPoint

• Grundkenntnisse: Folien mit Text und Bildern erstellen
• Gute Kenntnisse: Folienmaster, Diagramme, einheitliches Layout
• Sehr gute Kenntnisse: Präsentationsvorlagen für das Unternehmen, Animationen gezielt einsetzen, Inhalte aus Excel verknüpfen

Übernimm nur, was auf dich zutrifft. Wer „sehr gute Excel-Kenntnisse“ angibt, muss im Gespräch mit einer Aufgabe rechnen.

Excel-Kenntnisse im Lebenslauf

Excel verdient im Lebenslauf eine eigene Zeile, weil viele Stellen es ausdrücklich verlangen. Schreib die Stufe und dahinter in Klammern zwei bis vier Funktionen oder Aufgaben, die zur Stelle passen. Drei Beispiele:

• Excel: gute Kenntnisse (WENN, SUMMEWENN, Filter, Diagramme)
• Excel: sehr gute Kenntnisse (SVERWEIS, PivotTables, Monatsauswertungen im Vertrieb)
• MS Office: sehr gute Kenntnisse in Excel und Outlook, gute Kenntnisse in Word und PowerPoint

Im Anschreiben wirkt ein Satz mit Ergebnis stärker als eine Aufzählung: „In meiner jetzigen Stelle erstelle ich die Umsatzauswertung mit PivotTables und habe die Datenpflege mit Dropdown-Listen vereinfacht.“ Nenne nichts, was du nicht vorführen kannst.

Wenn du nicht weißt, was zwischen „gut“ und „sehr gut“ liegt: SUMMEWENN und WENN gehören zu guten Kenntnissen, SVERWEIS und PivotTables zu sehr guten. Wer in einer Firma mit englischem Office arbeitet, sollte auch die englischen Namen kennen. Der Funktionsübersetzer zeigt sie nebeneinander.

Wo gehören EDV-Kenntnisse in den Lebenslauf?

Üblich ist ein Abschnitt „Kenntnisse“ oder „EDV- und Sprachkenntnisse“ am Ende, nach Berufserfahrung und Ausbildung. Ordne nach Bedeutung für die Stelle, nicht alphabetisch. Bei Bürostellen steht Office meist oben, bei technischen Stellen die Fachsoftware. Balken oder Sterne sehen schick aus, lassen aber offen, was drei von fünf Punkten bedeuten. Text mit Beispielen ist eindeutiger.

So weist du deine Kenntnisse nach

Viele Arbeitgeber prüfen EDV-Kenntnisse inzwischen praktisch, mit einer Aufgabe im Gespräch oder einem Online-Test. Bereite dich so vor:

• Stufe ehrlich bestimmen: Der kostenlose Excel-Einstufungstest zeigt dir in wenigen Minuten, wo du stehst. Ohne Anmeldung.
• Den Ernstfall üben: Der Excel-Bewerbungstest hat zwölf praktische Aufgaben in 20 Minuten, ähnlich wie Tests bei Bewerbungen.
• Einen Nachweis beilegen: Ein Excel-Zertifikat belegt, was du kannst. Dort vergleichen wir die offizielle Microsoft-Prüfung, IHK- und VHS-Kurse und unser Zertifikat mit Prüf-Link.

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