Excel für Anfänger: die Grundlagen, die du wirklich brauchst

Kurz gesagt: Jede Formel beginnt mit =, rechnet mit Zellbezügen statt mit eingetippten Zahlen und lässt sich nach unten ausfüllen. Wer diese drei Dinge verstanden hat, hat die Excel-Grundlagen.

Zellen und Bezüge

Ein Arbeitsblatt besteht aus Spalten mit Buchstaben (A, B, C) und Zeilen mit Zahlen (1, 2, 3). Wo sich beide kreuzen, liegt eine Zelle, zum Beispiel B3: Spalte B, Zeile 3. Diesen Namen nennt man Zellbezug. Mehrere Zellen am Stück schreibst du als Bereich mit Doppelpunkt: B2:B7 sind die sechs Zellen von B2 bis B7.

In eine Zelle kommt entweder ein Wert (Zahl, Text, Datum) oder eine Formel. Zahlen stehen rechtsbündig, Text linksbündig. Daran erkennst du später auch, wenn eine Zahl versehentlich als Text gespeichert ist.

Die erste Formel und Ausfüllen

Eine Formel beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen. =B2*C2 multipliziert, was in B2 und C2 steht. Ändert sich einer der Werte, rechnet Excel sofort neu. Deshalb schreibst du nie =12*4,5, sondern verweist auf die Zellen.

Die Formel musst du nicht in jede Zeile neu tippen. Zieh das kleine Quadrat unten rechts an der Zelle, das Ausfüllkästchen, nach unten, oder doppelklicke darauf. Excel passt die Bezüge dabei an: In Zeile 3 wird daraus =B3*C3. Im deutschen Excel füllt auch Strg+U eine markierte Spalte nach unten aus.

Aufgabe Berechne in D2 den Umsatz für das Druckerpapier: Menge mal Preis. Die Formel wird danach bis D7 nach unten ausgefüllt und muss in jeder Zeile stimmen.

	A	B	C	D
1	Artikel	Menge	Preis €	Umsatz €
2	Druckerpapier	40	4,99
3	Toner	6	59,9
4	Ordner	25	2,49
5	Kugelschreiber	120	0,79
6	Haftnotizen	30	1,89
7	USB-Stick	10	8,5

SUMME

Statt =B2+B3+B4+B5+B6+B7 schreibst du =SUMME(B2:B7). Funktionen wie SUMME haben einen Namen, eine Klammer und darin ihre Argumente. Schneller geht es mit AutoSumme: Zelle unter den Zahlen wählen und Alt+Umschalt+0 drücken, Excel schlägt den Bereich vor.

Aufgabe Berechne in B9 mit SUMME die Ausgaben für Büromaterial im ersten Halbjahr.

	A	B
1	Monat	Ausgaben €
2	Januar	1240
3	Februar	980
4	März	1105
5	April	1320
6	Mai	1015
7	Juni	1190
8
9	Summe:

Das Dollarzeichen: absolute Bezüge

Beim Ausfüllen wandern Bezüge mit. Das ist meistens gewollt, aber nicht, wenn alle Zeilen dieselbe Zelle brauchen, etwa einen Steuersatz in F1. Dann schreibst du $F$1. Das Dollarzeichen hält Spalte und Zeile fest. Du musst es nicht tippen: Setz die Schreibmarke auf den Bezug und drück F4.

Aufgabe Berechne in C2 den Bruttopreis mit dem Steuersatz aus F1. Die Formel wird danach bis C6 nach unten ausgefüllt und muss in jeder Zeile stimmen.

	A	B	C	D	E	F
1	Artikel	Netto €	Brutto €		MwSt.-Satz	0,19
2	Monitor	120
3	Tastatur	45,5
4	Drucker	230
5	Maus	18
6	Headset	99,9

Dein Einstieg in 10 Schritten

Diese Reihenfolge führt dich von der ersten Formel bis zu den Funktionen, die im Büro am meisten gebraucht werden. Jede Lektion dauert meist 10 bis 20 Minuten.

1. Rechnen: plus, minus, mal, geteilt
2. SUMME über eine Spalte und mehrere Bereiche
3. MITTELWERT, MIN, MAX und ANZAHL
4. Relative und absolute Bezüge
5. Prozentrechnung
6. RUNDEN
7. Tabellen erstellen und auswerten
8. WENN-Funktion
9. ZÄHLENWENN und SUMMEWENN
10. Sortieren und Filtern

Danach geht es im Excel-Kurs mit SVERWEIS und XVERWEIS weiter. Alle Aufgaben auf einen Blick findest du in der Übersicht der Excel-Übungen.

Typische Anfängerfehler

Das Gleichheitszeichen fehlt

Ohne = am Anfang ist SUMME(B2:B7) für Excel nur Text. Die Zelle zeigt dann genau das, was du getippt hast.

Ergebnis eingetippt statt berechnet

Wer das Ergebnis im Kopf oder mit dem Taschenrechner ausrechnet und als Zahl einträgt, hat eine Tabelle, die bei der nächsten Änderung falsch ist. Rechne immer mit Bezügen.

Einheiten mit eingetippt

„120 €“ oder „5 Stück“ als Text getippt sind keine Zahlen mehr, damit rechnet keine Formel. Tipp nur die Zahl und stell das Euro-Zeichen über das Zahlenformat ein.

Bezug verrutscht beim Ausfüllen

Die erste Zeile stimmt, darunter kommen Nullen oder Fehler. Fast immer fehlt ein $ vor einem Bezug, der fest bleiben soll.

Komma statt Semikolon

Im deutschen Excel trennt das Semikolon die Argumente: =RUNDEN(A2;2). Das Komma ist hier das Dezimalzeichen. Anleitungen aus dem Internet nutzen oft die englische Schreibweise mit Komma.

Rauten in der Zelle

Zeigt eine Zelle nur ######, ist die Spalte für die Zahl oder das Datum zu schmal. Doppelklick auf den rechten Rand des Spaltenkopfs macht sie passend breit.

Tastatur: die wichtigsten Griffe

Mit wenigen Tasten wirst du deutlich schneller: Strg und Pfeiltaste springt ans Ende eines Datenblocks, mit Umschalt dazu markierst du dabei. F2 öffnet die Zelle zum Bearbeiten, Strg+Z macht den letzten Schritt rückgängig. Üben kannst du das in den Lektionen Tastenkombinationen zum Navigieren und Markieren und Tastenkombinationen zum Bearbeiten.

Häufige Fragen