Excel für Kaufleute für Büromanagement: Ausbildung, AP1 und Büroalltag
Kalkulieren, Listen auswerten, Rechnungen schreiben: In der Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement gehört Excel dazu, auch in Teil 1 der Abschlussprüfung. Hier übst du die Formeln, die dabei typischerweise gebraucht werden.
LearnThisNext ist ein unabhängiges Lernangebot. Wir haben nichts mit der IHK oder der AkA zu tun, und diese Seite ist kein offizielles Prüfungsmaterial. Sie hilft dir, die Excel-Grundlagen sicher zu beherrschen, die in Ausbildung und Büro gebraucht werden.
Was die Ausbildungsordnung zu Excel sagt
Die Ausbildung regelt die Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung (BüroMKfAusbV). Seit dem 1. August 2025 gilt eine neue Fassung, sie ersetzt die Verordnung von 2013. Wer vorher angefangen hat, lernt nach der alten Fassung weiter. Das Wort Excel steht dort nicht, die Verordnung spricht allgemein von Tabellenkalkulation. In den meisten Betrieben und Berufsschulen ist das aber Microsoft Excel.
Die Abschlussprüfung ist gestreckt. Teil 1 heißt Informationstechnisches Büromanagement und soll laut Verordnung im vierten Ausbildungshalbjahr stattfinden. Geprüft wird, was im Ausbildungsrahmenplan für die ersten 15 Monate steht. Die wichtigsten Punkte aus § 9 der Verordnung:
- Du sollst Büro- und Beschaffungsprozesse computergestützt organisieren und kundenorientiert bearbeiten.
- Dabei recherchierst, dokumentierst und kalkulierst du mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation.
- Du bearbeitest einen berufstypischen, ganzheitlichen Arbeitsauftrag, schriftlich, in 120 Minuten.
Viele sagen zu Teil 1 noch Zwischenprüfung oder AP1. Anders als eine klassische Zwischenprüfung zählt das Ergebnis aber schon für den Abschluss: Laut § 15 macht dieser Prüfungsbereich 25 Prozent der Gesamtnote aus.
Die Aufgaben erstellt die AkA, die Aufgabenstelle für kaufmännische Abschluss- und Zwischenprüfungen. Sie veröffentlicht für Teil 1 Musteraufgaben und eine Befehlsübersicht für Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Welche Befehle und Funktionen darin stehen und mit welcher Office-Version geprüft wird, schaust du dort in der aktuellen Fassung nach oder fragst deine IHK. Wir zitieren die Übersicht hier nicht.
Typische Excel-Aufgaben in Ausbildung und Prüfung
Der Arbeitsauftrag in Teil 1 dreht sich um Büro- und Beschaffungsprozesse. Für den Excel-Teil sind deshalb Aufgaben typisch, die du auch im Betrieb jeden Tag brauchst:
- Kalkulation mit Prozent: Angebote vergleichen, Rabatt und Skonto abziehen, Mehrwertsteuer aufschlagen, Anteile berechnen.
- Entscheidungen mit WENN: Versandkosten erst unter einem Mindestbestellwert, Mengenrabatt ab einer bestimmten Menge, Status „offen“ oder „erledigt“.
- Werte nachschlagen mit SVERWEIS: zu einer Artikel- oder Kundennummer den Preis oder die Anschrift aus einer zweiten Liste holen.
- Diagramme: Bestellmengen oder Kosten als Säulen- oder Kreisdiagramm darstellen und sauber beschriften.
- Listen als Datenquelle: Eine saubere Adressliste in Excel dient oft als Datenquelle für einen Serienbrief in Word. Dafür braucht es keine Formeln, aber klare Spaltenüberschriften und keine leeren Zeilen.
Übung 1: Bruttopreise mit festem Steuersatz
Die erste Aufgabe ist Grundlage jeder Rechnung: Netto plus Mehrwertsteuer. Der Steuersatz steht in einer eigenen Zelle, damit du ihn nur an einer Stelle ändern musst. Das klappt nur mit einem absoluten Bezug.
Aufgabe Berechne in C2 den Bruttopreis mit dem Steuersatz aus F1. Die Formel wird danach bis C6 nach unten ausgefüllt und muss in jeder Zeile stimmen.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Artikel | Netto € | Brutto € | MwSt.-Satz | 0,19 | |
| 2 | Monitor | 120 | ||||
| 3 | Tastatur | 45,5 | ||||
| 4 | Drucker | 230 | ||||
| 5 | Maus | 18 | ||||
| 6 | Headset | 99,9 |
Übung 2: Bonus nur über einer Grenze
WENN prüft eine Bedingung und rechnet je nach Ergebnis unterschiedlich weiter. Im Büro steckt dieses Muster hinter Rabattstaffeln, Versandkosten und Provisionen. Mehr dazu auf der Seite zur WENN-Funktion.
Aufgabe Berechne in C2 den Bonus: Liegt der Umsatz in B2 über 10.000 €, gibt es 5 % vom Umsatz, sonst 0.
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| 1 | Mitarbeiter/in | Umsatz € | Bonus € |
| 2 | Lena Wolf | 12400 | |
| 3 | Jonas Becker | 8700 | |
| 4 | Mia Schulz | 15300 | |
| 5 | Paul Neumann | 10000 | |
| 6 | Sara Klein | 11250 |
Übung 3: Preis per SVERWEIS holen
Ein Klassiker in Bestellformularen und Rechnungen: Du tippst die Artikelnummer ein, Excel holt den Preis aus der Artikelliste. Wichtig ist das FALSCH am Ende, sonst sucht Excel ungefähr. Die ganze Funktion erklärt die Seite zu SVERWEIS.
Aufgabe Finde in F2 mit SVERWEIS den Preis des Artikels, dessen Nummer in E2 steht.
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Artikelnr. | Artikel | Preis € | Gesucht | Preis | |
| 2 | A-101 | Kugelschreiber | 4,9 | A-104 | ||
| 3 | A-104 | Tacker | 19,9 | |||
| 4 | A-103 | Notizblock | 7,2 | |||
| 5 | A-102 | Ordner | 12,5 | |||
| 6 | A-105 | Radiergummi | 3,4 |
Eine Rechnungsvorlage in Excel bauen
Eine eigene Rechnungs- oder Angebotsvorlage ist ein gutes Übungsprojekt für die Ausbildung. Daran übst du fast alles auf einmal:
- Positionen mit Menge mal Einzelpreis, darunter die Nettosumme mit SUMME.
- Die Umsatzsteuer aus einer Zelle mit dem Steuersatz, auf zwei Stellen gerundet, und daraus der Bruttobetrag.
- Preis und Bezeichnung per SVERWEIS aus der Artikelliste, die Artikelnummer bequem über eine Dropdown-Liste.
- Das Zahlungsziel als Rechnungsdatum plus 14 Tage, mehr dazu bei den Datumsfunktionen.
Lass nur die Eingabefelder offen und schütze den Rest des Blatts, dann bleibt die Vorlage auch nach vielen Rechnungen korrekt.
Mini-Formelsammlung für das Büro
Die Formeln, die im kaufmännischen Alltag am häufigsten vorkommen, mit Beispiel und Link zur passenden Lektion:
| Funktion | Zweck | Beispiel | Lektion |
|---|---|---|---|
| SUMME | Beträge addieren | =SUMME(D2:D9) | SUMME |
| MITTELWERT, MIN, MAX | Durchschnitt, kleinster und größter Wert | =MITTELWERT(C2:C9) | MITTELWERT |
| Prozentrechnung | Rabatt, Anteil, Mehrwertsteuer | =B2*(1-B3) | Prozentrechnung |
| RUNDEN | Beträge auf Cent runden | =RUNDEN(D10*19%;2) | RUNDEN |
| $-Bezug | Zelle beim Ausfüllen festhalten | =B2*$F$1 | Absolute Bezüge |
| WENN | je nach Bedingung rechnen | =WENN(D10>=500;0;4,9) | WENN |
| ZÄHLENWENN | zählen, was eine Bedingung erfüllt | =ZÄHLENWENN(E2:E40;"offen") | ZÄHLENWENN |
| SUMMEWENN | summieren nach Kategorie | =SUMMEWENN(B2:B40;"Büromaterial";D2:D40) | SUMMEWENN |
| SVERWEIS | Wert aus einer Liste holen | =SVERWEIS(A2;H2:J30;3;FALSCH) | SVERWEIS |
XVERWEIS ist moderner, gibt es aber erst ab Excel 2021 und in Microsoft 365. Lerne XVERWEIS ruhig dazu. Wenn du aber nicht weißt, mit welcher Version geprüft oder gearbeitet wird, ist SVERWEIS die sichere Wahl.
Excel im Büroalltag nach der Prüfung
Im Betrieb kommen zu den Formeln vor allem saubere Listen dazu. Du sortierst und filterst Bestellungen, zählst offene Vorgänge, summierst Kosten je Abteilung und baust für Besprechungen ein schnelles Diagramm. Wer diese Handgriffe sicher beherrscht, spart jeden Tag Zeit und macht weniger Fehler als beim Rechnen von Hand.
So bereitest du dich vor
Mach zuerst den kostenlosen Test deiner Excel-Kenntnisse. Zehn Aufgaben in zehn Minuten zeigen dir, auf welcher Stufe du stehst und mit welcher Lektion du weitermachen solltest. Danach übst du gezielt die Themen, die noch wackeln. Wer sich auch auf einen Einstellungstest vorbereitet, etwa für die Übernahme oder einen neuen Job, findet im Excel-Bewerbungstest zwölf Aufgaben mit Zeitlimit, ebenfalls kostenlos und ohne Anmeldung.
Für die Prüfung selbst gilt: Löse die Musteraufgaben der AkA und Aufgaben aus deiner Berufsschule am echten Excel. Unsere Übungen trainieren die Formeln, die Musteraufgaben das Prüfungsformat.
Häufige Fragen
Ist das offizielles Material zur AP1?
Nein. LearnThisNext ist nicht mit der IHK oder der AkA verbunden. Die Übungen sind von uns und decken typische Excel-Grundlagen ab. Offizielle Musteraufgaben bekommst du über die AkA oder deine IHK.
Welche Excel-Formeln brauche ich für die Prüfung?
Verbindlich ist die aktuelle Befehlsübersicht der AkA. Typisch für kaufmännische Aufgaben sind SUMME, MITTELWERT, Prozentrechnung, absolute Bezüge, WENN und SVERWEIS. Diese Themen übst du hier mit Übungen im Browser.
Gibt es noch eine Zwischenprüfung?
Nicht im klassischen Sinn. Die Abschlussprüfung besteht aus zwei Teilen. Teil 1, oft noch Zwischenprüfung oder AP1 genannt, findet im vierten Ausbildungshalbjahr statt und zählt mit 25 Prozent zur Gesamtnote.
Brauche ich Excel auf meinem Computer?
Zum Üben hier nicht, alle Aufgaben laufen im Browser. Für die Prüfungsvorbereitung solltest du die Musteraufgaben aber auch am echten Excel lösen.
Ist das Üben kostenlos?
Ja, die Lektionen und Übungen auf dieser Seite kannst du im Moment kostenlos lösen. Mit einem kostenlosen Konto wird dein Fortschritt auf allen Geräten gespeichert.